Upravljanje fakturama je interna poslovna funkcija odgovorna za upravljanje dokumentima dobavljača ili dobavljača. Računi predstavljaju izvorni dokument u računovodstvu. Izvorni dokumenti navode specifične informacije koje se odnose na financijsku transakciju. Dobavljači obično pružaju vanjske usluge kao što su održavanje, komunalne usluge, uredski materijal ili oglašavanje tvrtkama. Dobavljači predstavljaju tvrtke koje poduzećima osiguravaju ekonomske resurse. Ekonomski resursi uključuju sirovine i izravni rad potreban za proizvodnju potrošačkih dobara ili usluga. Tvrtke koriste procese upravljanja fakturama kako bi osigurale da dobavljači i dobavljači primaju plaćanje na vrijeme.
Uobičajeni proces upravljanja fakturama je trosmjerni sustav podudaranja koji se nalazi u funkcijama plaćanja. Narudžbenice predstavljaju interne informacije tvrtke koje pojedincima daju posebno ovlaštenje za kupnju artikala od dobavljača ili dobavljača. U poduzeću obično postoje dvije kopije narudžbenica. Jedan se šalje dobavljaču ili dobavljaču, a jedan se zadržava u računovodstvu tvrtke. Ovaj dokument dolazi u igru kasnije tijekom procesa upravljanja fakturom.
Tvrtke koje koriste softver poslovne tehnologije mogu koristiti elektroničke kopije narudžbenica. Umjesto da čuvaju papirnatu kopiju u datoteci, tvrtke mogu skenirati ove informacije u bazu podataka poslužitelja. To omogućuje pojedincima da pregledaju ili dohvate narudžbu po potrebi. Poslovni softver također može povećati točnost informacija o narudžbenici.
Drugi dokument u trosmjernom sustavu upravljanja fakturama utakmica je ulaznica za primanje. Prijemna karta i označava sve proizvode ili usluge koje je tvrtka primila u skladu s narudžbom. Za primanje karata obično je odgovorno skladište ili administrativno osoblje tvrtke. Kopija narudžbenice i ulaznice za primanje šalje se računovodstvu radi finaliziranja plaćanja računa.
Mnogi dobavljači i dobavljači nude kupcima 30 dana za plaćanje prije procjene naknada i kamata na neplaćene iznose. Službenici za račune će prijaviti ulaznicu za primanje i nalog za kupnju u nepodmirenu datoteku. Nakon što primi konačnu fakturu dobavljača u kojoj se traži plaćanje, službenik za obveze uskladit će sva tri dokumenta kako bi osigurao podudaranje informacija. Usklađivanje informacija svakog dokumenta je srž trosmjernog sustava upravljanja fakturama. Tvrtke rijetko plaćaju dobavljačima ili dobavljačima ako se dokumenti ne podudaraju. Nakon dovršetka postupka plaćanja računa, službenici će izrezati ček za fakturu, zatražiti potpis od vlasnika ili odgovarajućeg upravitelja i poslati ček poštom.
Tvrtke mogu koristiti prilagođene sustave upravljanja fakturama. Vlasnici i menadžeri tvrtki će razviti sustav koji najbolje podržava njihove back office i računovodstvene funkcije. Veće organizacije koje primaju nekoliko stotina faktura svaki mjesec mogu poželjeti jednostavniji sustav od trosmjernog podudaranja. Upravljanje fakturama ne zahtijeva da sve tvrtke koriste isti sustav.