Upravljanje glavnim podacima je mogućnost stvaranja zajedničke veze sa svim ključnim podacima korištenjem glavne datoteke. Glavna datoteka, zauzvrat, funkcionira kao pristupnik za sve podatke, kao i kao zajednička referentna točka u nadzoru korištenja podataka. Korištenje upravljanja glavnim podacima može pomoći da se pojednostavi proces dijeljenja zajedničkih podataka između nekoliko različitih odjela ili ključnog osoblja, eliminirajući potrebu za više kopija istih podataka na nekoliko različitih lokacija u mreži.
Upravljanje glavnim podacima također može dobro doći s uređivanjem pristupa datotekama iu složenijim okruženjima. U slučaju da korporacija ima nekoliko ureda na velikom zemljopisnom području, korištenje MDM-a može pomoći da dohvaćanje podataka s bilo koje lokacije bude brzo i jednostavno. Često se to postiže korištenjem šifriranih vjerodajnica za prijavu koje osiguravaju da su podaci dostupni samo onima kojima je potreban pristup uključenim glavnim datotekama. Koristeći ovaj model, moguće je da se odjeli ili uredi sinkroniziraju s glavnom datotekom koja se održava na korporativnom poslužitelju i rade s datotekama potrebnim za obavljanje njihovih radnih obveza.
Dok će korištenje upravljanja glavnim podacima funkcionirati za poslovanje bilo koje veličine, prava je korist za veće korporacije koje održavaju više ureda ili proizvodnih pogona. Umjesto da svaka stranica stvara i koristi zasebne ključne podatke, model upravljanja glavnim podacima svima omogućuje korištenje istih datoteka. To pomaže smanjiti operativne troškove povezane s održavanjem mreže, eliminira dio posla uključenog u distribuciju informacija i općenito dovodi do učinkovitijeg radnog okruženja za sve zainteresirane.
Ljepota upravljanja glavnim podacima je u tome što se mogu uspostaviti glavne datoteke koje pružaju širok pristup ključnim podacima, kao i glavne datoteke koje ograničavaju pristup određenim podacima. Na primjer, upravljanje glavnim podacima moglo bi se koristiti za stvaranje glavne datoteke koja je prodajnom osoblju omogućila pristup računovodstvenim podacima o računima kupaca koji su dodijeljeni svakom prodavaču, dok bi se spriječio pristup podacima o prodaji koji se odnose na klijente koje opslužuju drugi prodavači. Istodobno, regionalni voditelj prodaje mogao bi imati pristup putem upravljanja glavnim podacima kako bi pregledao naplaćeni prihod koji su ostvarili svi prodavači u njegovoj ili njezinoj regiji. Direktor korporativne prodaje imao bi pristup putem upravljanja glavnim podacima za pregled informacija o svakoj prodajnoj regiji i njihovoj razini produktivnosti.