Upravljanje informacijama o proizvodu je proces kroz koji se sve informacije koje se odnose na proizvod čuvaju u jednoj bazi podataka. Ove informacije mogu biti bilo što, od tehničkih shema do unaprijed napisanih kataloških napomena, ali primarni fokus većine sustava za upravljanje informacijama o proizvodima je marketing. Bez obzira na korišteni distribucijski kanal, sve informacije vezane uz korištenje ili prodaju proizvoda mogu se pronaći u jednoj bazi podataka. Ovo dopušta
cross-channel marketing za korištenje sličnih stilova, jezika i motiva.
Sustav upravljanja informacijama o proizvodu vrsta je upravljanja sadržajem poduzeća. To su sustavi za pohranu informacija koji omogućuju višem broju korisnika pristup, stvaranje i uređivanje informacija istovremeno i u stvarnom vremenu. Druge vrste upravljanja sadržajem poduzeća uključuju korporativne sustave za pohranu dokumenata i platforme za upravljanje sadržajem, kao što je Joomla® web sustav.
Ovi sustavi najbolje funkcioniraju u područjima gdje postoji više grupa kojima je potreban istovremeni pristup informacijama. Potreba za osnovnim upravljanjem sadržajem proizlazi iz sve veće tendencije među tvrtkama da imaju velike operativne centre u više područja. Bilo dizajnom ili restrukturiranjem, kao što je nakon spajanja, upravljanje sadržajem omogućuje tim različitim područjima slobodnu komunikaciju bez potrebe da budu u neposrednoj fizičkoj blizini.
Većina sustava za upravljanje informacijama o proizvodima radi na sličan način. Oni su pristupne točke korisnika internoj bazi podataka kao što su Oracle ili MySQL. To znači da ne pohranjuju informacije koje sadrže – to čini standardna korporativna baza podataka. Oni jednostavno omogućuju korisnicima manje tehničko sredstvo za unos informacija. To smanjuje obuku potrebnu za netehničke zaposlenike i svima čini sustav lakšim za korištenje.
Zbog standardiziranih baza podataka koje koriste, lako je povezati baze podataka za upravljanje informacijama o proizvodima u konvencionalnije marketinške baze podataka. Ove druge baze podataka mogu sadržavati evidenciju o prodaji, brojeve računa ili druge specifične informacije o prodaji. Kombiniranjem informacija sadržanih u dvije baze podataka moguće je unaprijed odabrati klijente koji bi mogli biti zainteresirani za novi ili postojeći proizvod na temelju ranijih prodaja.
Većina baza podataka za upravljanje informacijama o proizvodima sadrži informacije koje su namijenjene javnosti. Te se informacije obično usredotočuju na informacije o marketingu i prodaji, opise proizvoda i korisničke priručnike. Budući da su informacije javne, baze podataka se često dijele između tvrtki. Uz informacije o proizvodu dostupnim vanjskim dobavljačima, lakše je napraviti kompatibilne proizvode ili pronaći proizvođače za specijalizirane komponente.
Još jedna velika prednost informacijskih sustava o proizvodima je dosljednost u oglašavanju. Različiti odjeli koji se oglašavaju na različitim kanalima, kao što su maloprodaja i korporativni, mogu međusobno dijeliti marketinške informacije. Umjesto da osmišljavaju vlastite kampanje, mogu dijeliti informacije, osiguravajući da elementi oglašavanja ostanu isti na različitim kanalima. Ova dosljednost poboljšava svijest o proizvodu ako potrošač naiđe na proizvod izvan kanala koji mu je poznat.