Koristeći upravljanje poslužiteljem za ispis, administratori mogu povezati udaljene pisače s mrežama i upravljati svojim zadacima. Udaljeni korisnici tada mogu pristupiti mreži i slati zadatke ispisa na dijeljene pisače. Kroz upravljanje poslužiteljem za ispis, administratori mogu pratiti sve probleme vezane uz njihove pisače. Administratori također mogu pregledavati, upravljati i izvoditi zadatke te pristupiti izvješćima pisača.
Ispisni poslužitelji omogućuju administratorima pristup svim pisačima povezanim na mrežu. Upravljanje poslužiteljem za ispis odnosi se na upravljanje koje provode administratori u kojem nadziru i, ako je potrebno, mijenjaju rad pisača na mreži. Administratori ili stolni tehničari mogu pratiti zdravlje ispisnog poslužitelja i biti upitani o ažuriranjima statusa zajedničkih pisača u stvarnom vremenu. Time se administratori i stolni tehničari informiraju o funkcionalnosti pisača i poslužitelja za ispis.
Općenito, netko tko se bavi upravljanjem pisačem trebao bi biti u mogućnosti odrediti status dostupnosti zajedničkih pisača u bilo kojem trenutku. Upravljanje ispisnim poslužiteljem na mnogo načina djeluje gotovo kao tehnička prozivka za pisače na mreži. Administratori ili stolni tehničari također mogu odrediti koliko su “zdravi” povezani pisači. Pogreške u ispisu i drugi problemi s pisačem koji ugrožavaju funkcionalnost mogu se prijaviti putem upravitelja pisača i u skladu s tim rješavati.
Upravljanje ispisnim poslužiteljem pruža mnoge prednosti. Uključujući se u strategije upravljanja ispisom, administratori mogu uštedjeti novac i spriječiti pojavu velikih problema u sustavu. Na primjer, ako administrator otkrije kritičan problem s poslužiteljima za ispis putem upravljanja poslužiteljem za ispis, možda će moći izbjeći nestanke struje i nedostupnost poslužitelja pisača. Slično tome, praćenje zdravlja poslužitelja pisača i obraćanje pozornosti na pokazatelje performansi može administratoru poštedjeti velike troškove popravka ako može uhvatiti i riješiti kritični problem prije nego što dosegne točku kojom se ne može upravljati. Na taj način upravljanje ispisnim poslužiteljem može biti poput police osiguranja od kvarova pisača i kritičnih problema s greškom mreže.
Opći problemi održavanja također se mogu riješiti upravljanjem ispisnim poslužiteljem. Na primjer, netko s dozvolom za upravljanje pisačem može pogledati upravitelja ispisa i očistiti redove prepune viška ili neželjenih poslova ispisa. Obrezivanje redova čekanja može rezultirati boljom izvedbom i uštedom zajedničkih resursa poput papira i memorije računala. Upravljački programi pisača također se mogu kontrolirati putem upravljanja ispisom kako bi pojednostavili sposobnosti pisača da dovrše svoje zadatke. Ovo također može biti korisno ako problemi s pisačem ikada trebaju rješavanje problema i administrator mora manipulirati upravljačkim programima kako bi pronašao rješenje.