Upravljanje ispisom može imati mnogo definicija. To se najbolje može opisati kao kontrola, održavanje i praćenje tiskarskog okruženja i razine njegove produktivnosti. Općenito, administrator koji se bavi upravljanjem ispisom može upravljati svim pisačima na svojoj mreži. Dobiva ažuriranja statusa pisača i mreže na kojoj rade u stvarnom vremenu. U biti, može upravljati brojnim pisačima i njihovim okruženjima s jednog računala. Ako administrator nije bio uključen u aktivnosti upravljanja pisačem, možda će se morati brinuti za svako računalo pojedinačno.
Upravljanje ispisom ima za cilj pružiti tvrtkama i organizacijama alate za iskorištavanje svojih resursa. Prostor, hardver, softver i vrijeme — kao i kod rokova — uzimaju se u obzir kada se pokušava pojednostaviti rad ispisa. Vlasnici poduzeća mogu odlučiti prenijeti svoje aktivnosti upravljanja ispisom izvana i poslušati savjete stručnjaka koji pružaju usluge upravljanja ispisom. Na primjer, usluga upravljanja ispisom treće strane može procijeniti tiskarske procese tvrtke i ponuditi prijedloge poput nadogradnje hardvera i softvera, premještanja opreme ili dodavanja zaposlenika radi povećanja produktivnosti.
Izvješća dobivena osnovnim aktivnostima upravljanja ispisom mogu pomoći administratoru da prati što se događa u njegovom okruženju za ispis. Ako administrator identificira aktivnosti za koje misli da bi kasnije mogle doprinijeti problemu, može poduzeti korake da promijeni ta ponašanja u okruženju ispisa. Na primjer, administrator koji primijeti da se papir gubi može nametnuti ograničenja ispisa ili zahtijevati da korisnici koriste opcije koje omogućuju obostrani ispis.
Upravljanje ispisom također može pomoći administratoru u rješavanju problema. Obavijesti i skripte mogu se daljinski slati kroz sustav radi rješavanja problema. Ovi problemi mogu biti u opsegu od jednostavnih promjena tonera i papira do kvarova sustava. Budući da se mali problemi uoče prije nego što prerastu u veće, potreba za većom tehničkom podrškom može se smanjiti.
Osim što pojednostavljuje poslovanje, upravljanje ispisom može pomoći u uštedi novca i povećanju produktivnosti za tvrtku ili organizaciju. Na primjer, korisne aktivnosti upravljanja ispisom uključuju one koje smanjuju otpad i minimiziraju količinu popravaka koja je potrebna da bi okruženje ispisa bilo operativno. Da biste istinski iskusili prednosti upravljanja ispisom, promjene će se morati izvršiti u skladu sa specifičnim potrebama poduzeća.