Što je upravljanje korporativnim putovanjima?

Odjel upravljanja korporativnim putovanjima (CTM) tvrtke upravlja svim aspektima putnih aranžmana zaposlenika tvrtke. Ugovore s turističkim partnerima, poput hotelskih lanaca, dogovara grupa za upravljanje korporativnim putovanjima, a zaposlenici se moraju dogovoriti za poslovna putovanja preko odjela za upravljanje putovanjima. Velike korporacije imaju odjele za upravljanje korporativnim putovanjima, dok manje tvrtke obično zapošljavaju putničke agente za pružanje nekih od iste vrste usluga.

Politike povezane s korporativnim putovanjima obično formulira grupa za upravljanje putovanjima u suradnji s odjelima za ljudske resurse i financije. Velike korporacije imaju godišnji proračun za putne troškove, a grupa korporativnih putovanja mora osigurati da ukupni troškovi putovanja zaposlenika ne premašuju godišnji proračun. Neke grupe za putovanja dodjeljuju proračun za putovanja svakom odjelu korporacije, a upravitelji odjela odgovorni su za nadzor putnih aranžmana svojih zaposlenika.

Grupa za upravljanje korporativnim putovanjima obično uspostavlja veze s tvrtkama koje mogu osigurati prijevoz i smještaj zaposlenicima tijekom poslovnih putovanja. Velike tvrtke pristaju na ugovore s nekoliko hotelskih lanaca kako bi osigurale da zaposlenici mogu pronaći partnerske hotele u kojima će odsjesti bez obzira kamo moraju putovati zbog posla. Tvrtke obično primaju značajan popust za grupne rezervacije i dobivaju snižene stope za pristanak na suradnju s određenim hotelskim lancima i zračnim prijevoznicima. Ovi popusti su uvjetovani činjenicom da se korporativna turistička grupa složi da će obavljati određeni broj poslova sa svakom partnerskom tvrtkom. Hoteli i zračni prijevoznici mogu ukinuti popuste ako korporacije rezerviraju rjeđe nego što je prvobitno dogovoreno.

Zaposlenicima koji moraju putovati na noćenje obično se nadoknađuju troškovi u vezi s obrokom, pranjem rublja i kemijskim čišćenjem. Grupa za korporativno upravljanje provodi istraživanje kako bi odredila troškove obroka i drugih usluga u različitim geografskim regijama i koristi te podatke za utvrđivanje dnevnih ograničenja troškova za zaposlenike. Tvrtke nadoknađuju samo troškove koji ne prelaze limit, iako zaposlenici mogu slobodno trošiti preko dnevnog limita ako koriste vlastita sredstva. Neke grupe za upravljanje korporativnim putovanjima daju zaposlenicima korporativne kreditne kartice, što zaposlenicima omogućuje da naplate troškove izravno tvrtki umjesto da podnose zahtjeve za nadoknadu.

Kada godišnji troškovi premaše navedeni proračun, grupa za upravljanje korporativnim putovanjima odgovorna je osigurati da zaposlenici tvrtke promijene ili otkažu planove putovanja za ostatak godine. Mnoge tvrtke zahtijevaju da zaposlenici provode sastanke putem konferencijskih poziva kako bi smanjili troškove. Proračuni za putovanja revidiraju se godišnje i mogu se povećati kako bi se prilagodile rastućim cijenama, ali većina tvrtki putne troškove smatra troškom koji se može kontrolirati i nastoji svesti putne proračune na minimum.