Upravljanje mrežnim datotekama rješava probleme svojstvene pružanju pristupa računalnim datotekama koje mogu postojati na nizu uređaja povezanih s mrežom. Obično to uključuje neki oblik virtualizacije pohrane koji korisniku omogućuje pristup datotekama kao da su pohranjene na njegovom ili njezinom lokalnom računalu. U distribuiranom datotečnom sustavu, datoteke se mogu nalaziti na jednom ili više poslužitelja ili mrežnih uređaja za pohranu (NAS). Virtualno korisničko sučelje implementirano je pomoću jedinstvenog sustava imenovanja datoteka i mapiranja logičkih grupa, kao što su direktoriji, na lokacije u fizičkoj pohrani.
U većini scenarija upravljanja mrežnim datotekama, računala su ili klijenti ili poslužitelji. Klijenti su radne stanice koje pokreću aplikacije i oslanjaju se na poslužitelje za resurse kao što je pohrana. Obično klijenti nemaju izravan pristup podacima, već komuniciraju s poslužiteljem pomoću protokola mrežnog datotečnog sustava (NFS). Pristup datotekama i dopuštenje za njihovu izmjenu mogu biti podložni korisnikovoj razini sigurnosne autorizacije. Virtualni datotečni sustav (VFS) prekriva protokol, dopuštajući korisnicima pristup zajedničkim mrežnim datotekama kao da su pohranjene lokalno.
Posebno dizajniran za pohranu računalnih datoteka, NAS uređaj došao je zamijeniti računala opće namjene koja se često dodijeljuju tom zadatku. Njegov namjenski dizajn pojednostavljuje upravljanje mrežnim datotekama i povećava učinkovitost isporuke podataka radnim stanicama. NFS poslužitelj i dalje posreduje u zahtjevima za uslugu, ali NAS uređaj je odgovoran za prosljeđivanje podataka i ažuriranje izmijenjenih datoteka. Budući da nije dio poslužitelja, više NAS uređaja može se nalaziti bilo gdje u mreži i mogu se dodati ili ukloniti bez isključivanja poslužitelja.
Ovi uređaji također mogu uključiti daljnju virtualizaciju pohrane koja se zove Redundantni niz neovisnih diskova (RAID). Datoteke se mogu pohraniti i kopirati na više diskova unutar NAS-a dok im se pristupa kao da su na jednom mediju za pohranu. Ovo je još jedna shema dizajnirana da olakša administraciju složenosti upravljanja mrežnim datotekama. Korisnik ostaje zaštićen iza virtualnog sučelja i nastavlja raditi kao da su potrebni podaci pri ruci, pohranjeni na njegovom ili njezinom lokalnom računalu.
Dostupna fizička pohrana u mreži podijeljena je na osnovne količine jednake veličine koje se nazivaju fizički ekstenti. One se preslikavaju na jedinice virtualne pohrane, koje se nazivaju logičkim ekstentima, iste veličine iz kojih se mogu sastaviti grupe poput datoteka, direktorija i svezaka. Lokacija stvarnih fizičkih opsega u kojima se nalaze podaci nevidljiva je i nevažna za korisnika. Virtualni datotečni sustavi posreduju u svim zahtjevima za pristup i spremanje podataka. Mogućnost rada s pohranom na virtualnoj razini pojednostavljuje poslove upravljanja mrežnim datotekama kao što su sigurnosno kopiranje, sigurnosni pristup i mogućnost jednostavnog dodavanja ili uklanjanja resursa za pohranu podataka.