Oko 2004. godine, s porastom društvenih mreža, ljudi i tvrtke počeli su koristiti zajedničko označavanje, također poznato kao folksonomija. Kako je praksa uhvaćena, organiziranje ovih oznaka unutar njihovih kolaborativnih softverskih programa i wikija s poslovnim informacijama postalo je potrebno. Upravljanje oznakama omogućuje unakrsno referenciranje objekata i konzistentnosti među korisnicima koji navigaciju i pretraživanje čine učinkovitijim. Dostupna su dva oblika upravljanja oznakama od 2011. koji omogućuju organizaciju “kontrole uzbrdo” i “vrtlanja nizbrdo”. Potreba za upravljanjem oznakama raste kako su oznake prerasle izvan društvenog umrežavanja u poslovne oznake, baze podataka proizvoda, wikije za upravljanje znanjem, sustave za upravljanje sadržajem komponenti i upravljanje web sadržajem, između ostalog.
Kontrolne oznake uzbrdo služe za višestruke klasifikacije objekta, unaprijed definirane popise ovlaštenja oznaka i povezivanja oznaka s drugim oznakama u sinonimnoj pripadnosti. Funkcije upravljanja oznakama za vrtlarstvo nizbrdo su preimenovanje, brisanje, premještanje ili spajanje oznaka. Kako oznake omogućuju unakrsnu referencu izvanrednog i bogatog sadržaja interneta, potreba za upravljanjem oznakama raste.
S rastom internetskih web stranica, postoje dužnosti upravljanja web stranicama, uključujući praćenje posjetitelja stranica i onoga što oni rade dok su tamo. Kada vlasnik web-mjesta želi znati što privlači posjetitelje, jedan od načina za praćenje je ugrađivanje oznaka unutar temeljnog koda web-mjesta. Međutim, bez postavljenih standardnih praksi za upravljanje oznakama, ovo može postati zbunjujuće. Sheme za upravljanje oznakama uglavnom su individualno razvijene, pri čemu neke dopuštaju javno označavanje, a druge ne, a neke dopuštaju samo kreatoru web stranice da postavlja oznake za pretraživanja. Primjer javnog označavanja su web-mjesta za dijeljenje fotografija, na kojima i amateri i profesionalni fotografi mogu dijeliti fotografije i označiti svaku fotografiju vlastitim odabirom oznaka.
Označavanje znanja pomaže organizirati baze podataka referentnih materijala, digitalnih slika i dokumenata. Oznake za njih nazivaju se oznakama metapodataka i koriste se u sustavima upravljanja znanjem. Ova vrsta organizacije ne samo da prikuplja oznake, već stvara profile oznaka hiperpodataka i hiperveza koje prate niti znanja do bilješki i komentara. Oznake znanja razlikuju se za vrstu znanja koje se pohranjuje; kao što su konceptualno, činjenično, prešutno, metodološko i očekivano znanje. Svi oni imaju potrebu za planom upravljanja oznakama.
Ljudi se sve više susreću s gotovo identičnim problemima u vezi s oznakama i upravljanjem oznakama. Neke organizacije imaju globalnu distribuciju web-mjesta, ali nemaju središnje upravljanje oznakama na tim stranicama. Mnogi se suočavaju s frustracijama s ograničenjima s jednom oznakom, jednim projektom, jednom vremenskom trakom, a drugi bi željeli promijeniti dobavljača za svoju tvrtku, ali se tada suočavaju s problemom upravljanja svojim vremenom uloženim u oznake. U nedostatku bilo kakvog posebnog standarda za pojmove povezane s oznakama i upravljanjem oznakama te s kontinuiranim rastom interneta, postat će sve više imperativ implementirati upravljanje s lako razumljivim definicijama pojmova, kategorizacijama oznaka i praksama.