Upravljanje plaćama je proces koji tvrtke koriste za kompenzaciju radnika za njihov rad. Ovaj proces također uključuje porez na plaću po odbitku kao što su dohodak, socijalno osiguranje i nezaposlenost, kao i garniture. Mnoge tvrtke koriste kompjuterizirani poslovni ili računovodstveni softverski paket kako bi im pomogli u ovoj poslovnoj funkciji. Voditelji obračuna plaća i službenici u odjelu za ljudske resurse obično održavaju dosjee zaposlenika u kojima tvrtka ima pisanu evidenciju koja podržava odbitke zadržane od plaće zaposlenika.
Tvrtke obično razvijaju standardne sustave upravljanja plaćama kako bi osigurali da svi zaposlenici popune potrebnu dokumentaciju za rad u tvrtki. Ove informacije sadrže osobne podatke koji se odnose na nacionalnu identifikaciju pojedinca, mjesto prebivališta, dokumentaciju o iskustvu i porezne dokumente. Papirologija se može odnositi na savezne, državne ili lokalne vladine agencije. Tvrtke moraju održavati te dokumente u svom sustavu upravljanja plaćama cijelo vrijeme dok zaposlenik radi u tvrtki i nekoliko godina nakon što tvrtka ili zaposlenik prekine radni odnos.
Mnogi poslovni i računovodstveni softverski paketi ili aplikacije sadrže module za obračun plaća koje tvrtke mogu koristiti za upravljanje plaćama. Ovi moduli mogu pomoći u automatizaciji sustava koji izračunavaju poreze na plaće i zapljene na plaće. Većina softverskih paketa i aplikacija na današnjem tržištu omogućuje tvrtkama ažuriranje svojih modula za obračun plaća svaki put kada se izvrše promjene u zakonima o porezu na plaće. Time se štedi vrijeme tvrtke, osobito ako tvrtka ima više lokacija u zemlji ili inostranstvu. Ovi moduli također mogu pomoći tvrtkama da odvoje svoje sustave upravljanja plaćama po klasama radnika, kao što su plaće, satnice ili druge klasifikacije.
Vlasnici poduzeća trebali bi se konzultirati s odvjetnikom kako bi osigurali da njihovi sustavi upravljanja plaćama uključuju svu relevantnu dokumentaciju za zapošljavanje radnika, održavanje podataka o plaćama i otpuštanje zaposlenika. Pravna papirologija povezana s upravljanjem plaćama može brzo postati zamorna i zahtijevati mnogo vremena i truda da se to drži. Vlasnici koji ne vode evidenciju o plaćama ažurnom mogu se suočiti s strogim kaznama od strane državnih agencija u vezi s podacima o plaćama. Ne samo da to može koštati vlasnike velikih iznosa kapitala, već može i natjerati manje tvrtke u stečaj.
Mala poduzeća ili vlasnici s malo iskustva u obračunu plaća mogu taj proces prepustiti trećoj strani. Iako outsourcing obračun plaća ne oslobađa u potpunosti odgovornost tvrtke, može pomoći vlasnicima da izbjegnu dovršavanje većine papirologije koja se odnosi na obračun plaća. Procesori trećih strana također nude tvrtkama mogućnost provođenja provjere prošlosti ili kreditne sposobnosti potencijalnih zaposlenika, što može pomoći u ograničavanju ili zabrani budućih problema od strane podmetnutih ili nezadovoljnih radnika.