Većina tvrtki mora upravljati podacima o kupcima, proizvodima i prodaji. Ti se podaci održavaju unutar baza podataka ili proračunskih tablica. Upravljanje podacima formalni je proces upravljanja podacima za tvrtku. Ovaj sustav upravljanja odgovoran je za upravljanje pristupom i promjenama podataka tvrtke.
Odbor za upravljanje podacima obično je odgovoran za upravljanje pristupom podacima tvrtke. Ovaj sigurnosni proces osigurava da su podaci dostupni samo osobama kojima su potrebni. S ovim postupkom manje je vjerojatno da će podaci biti nenamjerno izgubljeni ili zlouporabljeni. To pomaže poduzeću da zadrži vlasničke informacije privatno, što je ključno za konkurentsku prednost.
Mnoge velike tvrtke bore se s time kako stvoriti sustav upravljanja podacima. To je zato što svaka poslovna jedinica unutar tvrtke ima specifične potrebe i zahtjeve. Najbolja metoda za uspostavljanje formalnog upravnog odbora je dodjeljivanje stručnjaka za predmetna pitanja (SME) iz svake poslovne jedinice u odbor. Svako malo i srednje poduzeće odgovorno je osigurati zastupljenost svoje poslovne jedinice.
Članovi odbora za upravljanje podacima odgovorni su za određivanje načina na koji će se novi poslovni procesi implementirati. Ti procesi obično uključuju stvaranje novih elemenata podataka, baza podataka i kontrola pristupa. Kada tvrtka treba novi poslovni proces, predložit će te promjene upravljačkoj skupini. Ova će skupina razmotriti prijedlog i odrediti najbolju metodu za provedbu promjena bez utjecaja na postojeće sustave.
Politike zadržavanja podataka još su jedan aspekt upravljanja podacima. Ovo je službena korporativna politika o zadržavanju i raspolaganju podataka. Većina odbora za upravljanje podacima uključuje predstavnike malih i srednjih poduzeća iz odjela za privatnost i pravnih odjela koji pomažu u donošenju ovih formalnih odluka o politici. Ti će pojedinci pomoći u određivanju koliko dugo tvrtka treba čuvati evidenciju.
Većina upravnih odbora stvara procedure za prikupljanje podataka. To obično pomaže tvrtki poboljšati ukupnu kvalitetu podataka. Osiguravajući da se standardi poštuju u cijeloj organizaciji, veća je vjerojatnost da će tvrtke imati kvalitetne skupove podataka koji klijentima i poslovnim prilikama pružaju vrijedan uvid.
Važno je uključiti sve aspekte podataka u praksu upravljanja podacima. To bi trebalo uključivati i strukturirane i nestrukturirane elemente podataka. Većina tvrtki će potrošiti značajnu količinu vremena u ranim fazama upravljanja u izgradnji taksonomija metapodataka. Ovo je detaljan proces koji definira specifične elemente podataka po poslovnim jedinicama tvrtke. Te se informacije kasnije mogu koristiti za određivanje budućih potreba za podacima.