Što je upravljanje procesima?

Upravljanje procesima je niz tehnika, vještina, alata i metoda koji se koriste za kontrolu i upravljanje poslovnim procesom unutar velikog sustava ili organizacije. Pojam se najčešće koristi u poslovnoj analizi, studijama produktivnosti i inženjerstvu sustava. Svrha upravljanja procesima je jasno identificirati i dokumentirati sve korake i radnje poduzete za završetak procesa ili tijeka rada.

Ova vrsta posla zahtijeva veliku pozornost prema detaljima, izvrsne pisane komunikacijske vještine, vještine analize i sposobnost objektivnog ispunjavanja zahtjeva projekta. Upravljanje procesom uključuje dokumentiranje tekućeg procesa, procjenu vremena i razine truda, kao i analizu učinkovitosti, uskih grla i ukupnih troškova procesa. Vježbe reinženjeringa ili upravljanja poslovnim procesima često počinju analizom procesa.

Ove tri stavke ostaju iste, bez obzira na industriju ili sektor. Vrijedi napomenuti da je strogo pridržavanje formalnog procesa upravljanja procesom priznata metoda ograničavanja troškova. Potpunim i promišljenim pregledom svih koraka poslovnog procesa moguće je uštedjeti značajan novac i resurse u cijeloj organizaciji. U mnogim slučajevima, svaka pojedinačna jedinica zanemaruje te neučinkovitosti, jer su male i beznačajne. Međutim, u cijeloj organizaciji, oni mogu rezultirati značajnim smanjenjem troškova i povećanom učinkovitosti.

U standardnom procesu upravljanja procesima, prvi korak je pregled postojećeg procesa. To obično uključuje čitanje operativnog priručnika, razgovor s osobljem i promatranje aktivnosti. Nije neuobičajeno da se stvarni proces razlikuje od pisanih koraka. To je često zbog zastarjelih priručnika ili neuspjeha priručnika da uistinu obuhvati sve korake i njihove implikacije.

Promatranje osoblja jedan je od načina da se odredi vrijeme potrebno za svaki korak u procesu. Drugi način je jednostavno izmjeriti vrijeme potrebno za dovršetak cijelog procesa i odrediti prosječno vrijeme za svaki korak. Najučinkovitiji način je zapravo provesti kratko vrijeme u svakoj ulozi.

Rad na poziciji, posebno u proizvodnom ili proizvodnom okruženju, brzo ističe probleme, prednosti i slabosti trenutnog procesa. Također pruža priliku osoblju da vidi predanost stvarnom razumijevanju procesa i može izazvati više rasprava. Razgovarajte s osobljem i nadzornicima kako biste stvarno razumjeli njihove ideje i vidjeli gdje se mogu poboljšati.