Za razliku od tradicionalnog upravljanja projektima, koje se fokusira samo na svaki pojedinačni projekt tvrtke, upravljanje portfeljem projekata (PPM) razmatra cjelokupne projekte organizacije. PPM je stoga kontrolirana analiza i koordinacija projekata tvrtke. Uz korištenje alata, softvera i procesa, PPM često omogućuje raspodjelu resursa i optimalno slijed projekata. Također može analizirati najveće povrate tvrtke identificiranjem onih projekata koji su najsmisleniji. U konačnici, upravljanje portfeljem projekata može uključiti sve poslovne ciljeve organizacije i smanjiti učestalost preklapanja ili projekata koji crpe resurse.
Upravljanje portfeljem projekata (PPM) je koordinirana analiza i kontrola projekata tvrtke. Iako mnogi poslovni profesionalci smatraju relevantnim za informacijsku tehnologiju, većina industrija može uspješno implementirati PPM. Tvrtke često poduzimaju više projekata istovremeno koji mogu ograničiti resurse poput novca, vremena, ljudi i kapaciteta. Jedan vjerojatni cilj upravljanja projektima i portfeljem je alocirati te resurse kako bi se poduzeću pomoglo da ostvari najveću dobit. PPM također može pomoći menadžerima u određivanju optimalne mješavine i redoslijeda predloženih projekata uzimajući u obzir čimbenike iz stvarnog svijeta.
Kada organizacije poduzimaju projekte, često se obvezuju na znatne razine ulaganja. Upravljanje portfeljem projekata ponekad se uspoređuje s upravljanjem portfeljem jer oba zahtijevaju nadzor ulaganja. PPM često omogućuje menadžerima da optimiziraju, balansiraju i kontinuirano fino prilagođavaju svoje portfelje, čime postižu veće povrate uz smanjenje ukupnog rizika.
Specifični alati, softverske aplikacije i procesi često predstavljaju temelj za upravljanje portfeljem projekata. Na primjer, korištenje stabala odlučivanja s čvorovima grananja može detaljno prikazati svaki potencijalni projekt u odnosu na proračun jednog portfelja. Menadžeri će stoga vjerojatno koristiti te informacije kako bi odlučili koji se projekti mogu priuštiti, a što ne mogu. Drugi alat može izgraditi centralizirani kružni prikaz projekata pri čemu se nezdravi, niskovrijedni ili duplirani projekti potiskuju izvan kruga. Članovi tima za upravljanje projektima tada mogu izračunati procijenjene povrate ulaganja za sve projekte i objaviti snimku očekivane izvedbe portfelja kako bi procijenili koji su projekti najsmisleniji.
Različita mjerenja i strategije koje nudi PPM mogu pomoći menadžerima u postizanju specifičnih poslovnih ciljeva. Na primjer, umjesto da se usredotočuju samo na marketing i razvoj projekta, načela PPM-a obično uključuju dodatne ključne čimbenike kao što su financiranje, potražnja kupaca i potrošnja resursa tvrtke. Stoga odluka o ulaganju i procesi za nastavak projekta mogu odražavati usporedbu koristi s troškovima.
Još jedna jasna karakteristika PPM-a je njegova sposobnost evaluacije i određivanja prioriteta projekata. Svaki projekt koji tvrtka odabere često treba procijeniti u smislu njegove poslovne vrijednosti i pridržavanja politike. Kako se poslovne mogućnosti tvrtke šire, tako će vjerojatno rasti i njezin portfelj. Stoga, upravljanje portfeljem projekata često pomaže tvrtkama da odbiju zadatke koji crpe resurse i prihvate projekte koji imaju smisla u smislu vremena i novca.
Iako je poznavanje individualne izvedbe svakog projekta važno, utjecaj svakog projekta na sam portfelj jednako je važan. Voditelj projekta stoga će vjerojatno odrediti kako svaki projekt doprinosi ukupnom postizanju portfelja, može li neki projekt izazvati negativan utjecaj na buduće projekte i koji projekti u portfelju ovise o drugima. Rad na ovoj razini može zahtijevati sažimanje ključnih podataka kako bi se izbjeglo preopterećenje informacijama. Upravljanje portfeljem projekata stoga može pružiti sinopsis učinka i napretka, kao i mjerenje procjena u odnosu na stvarne troškove.
Procesi upravljanja portfeljem projekata često se smatraju vrijednima u vrijeme ekonomskih poteškoća, ali neke tvrtke te strategije provode kao svakodnevnu praksu. Bez PPM-a, organizacija može doživjeti preklapajuće ili suvišne projekte, projekte koji rade u više namjena ili one koji nisu usklađeni s poslovnim strategijama. Takve zamke će se vjerojatno pojaviti jer svaki projekt može izgledati dobro na papiru, ali stvarne vrijednosti možda neće biti vidljive dok se ne analiziraju alatima vođenim rezultatima.