Na internetu su dostupne razne vrste informacija ili sadržaja. Ovaj sadržaj zahtijeva organizaciju na nekoliko različitih načina, ovisno o vrsti. Kontroliranje ovih informacija na uredan način poznato je kao upravljanje sadržajem.
Također poznato kao CM, upravljanje sadržajem uključuje sve tehnologije, tehnike i procese koje tvrtka može zahtijevati za održavanje svog sadržaja. Takvi sustavi mogu uključivati platforme za objavljivanje, podršku za prikupljanje, objavljivanje i dijeljenje datoteka i mnoge druge vrste upravljanja. Neke tvrtke mogu razviti interne procese za ta sredstva. Drugi mogu unajmiti određene tvrtke koje su specijalizirane za upravljanje sadržajem ili kupiti softver koji im pomaže u manipulaciji datotekama.
Upravljanje svakim dijelom sadržaja razlikuje se ovisno o njegovoj vrsti. Sadržaj može biti u obliku osnovnih riječi ili sastava rečenice. To može biti slučaj u smislu web-mjesta s vijestima, informativnih članaka ili uputa za rad. Također može sadržavati hipertekstualne veze koje čitatelja usmjeravaju na dodatne informacije.
Digitalni sadržaj može biti puno složeniji. Može postojati u multimedijskim datotekama, kao što su video ili audio datoteke. Kada tvrtka ima ove vrste datoteka za upravljanje, mogu zahtijevati dodatnu tehničku podršku i virtualni prostor za pohranu.
Obično se za kontrolu upravljanja sadržajem koristi sustav za upravljanje sadržajem ili CMS. Ne samo da se takav sustav razlikuje od vrste sadržaja kojim se upravlja, već i od potreba koje tvrtka koja posjeduje sadržaj može imati. Neke tvrtke mogu imati samo jednog ili dva zaposlenika kojima je potreban pristup sadržaju. Ova situacija može zahtijevati samo jednostavne alate za upravljanje sadržajem.
Drugim tvrtkama možda će trebati više radnika za uređivanje ili pregled njihovog sadržaja. Tim tvrtkama će možda trebati složeniji sustavi za upravljanje sadržajem kako bi svoje informacije održavale organiziranim. Ako se to dogodi, obuka za sustav obično je potrebna i za zaposlenike.
Sustavi za upravljanje sadržajem mogu također pružiti druge alate za tvrtke. Uz objavljivanje, uređivanje i pohranu, neki sustavi omogućuju suradnju među zaposlenicima. To može biti od pomoći kada su zaposlenici udaljeni ili ne rade svi na istom mjestu. Zadaci se često mogu dodijeliti i putem sustava za upravljanje sadržajem. Mnoge tvrtke preferiraju sustav upravljanja sadržajem koji omogućuje arhiviranje ili brisanje starog sadržaja koji se više ne koristi radi uštede prostora i prihoda.
Pri korištenju ove vrste sustava obično je dopušteno nekoliko uloga. Kreator ima alate za stvaranje novog sadržaja i unošenje promjena u njega, dok uređivač također može napraviti izmjene i može imati malo drugačiji skup alata na raspolaganju. Izdavač može biti odgovoran za pripremu sadržaja za javno gledanje, dok administrator nadzire cijeli proces i daje dopuštenja za pristup zadacima i alatima. Ostalim zaposlenicima može se odobriti pristup gledateljima ili gostima kako bi pregledali, ali ne i mijenjali dokumente.