Enterprise content management je softverski proizvod koji upravlja pisanim dokumentima. Ova vrsta softvera najčešće se nalazi u velikim korporacijama ili institucijama. Potreba za ovom vrstom softvera narasla je iz upotrebe programa za obradu teksta za razvoj sadržaja i potrebe za upravljanjem ovim procesom s velikim brojem urednika i suradnika.
Postoje dvije klase rješenja za upravljanje sadržajem poduzeća: upravljanje sadržajem web stranice i upravljanje sadržajem poslovnih procesa. Obje klase pružaju standardni skup značajki i funkcionalnosti dizajniranih za poboljšanje upravljanja dokumentima, uređivanja, izrade verzija i odobrenja. Stvarna provedba ovih koncepata razlikuje se između dvije opcije. To utječe na transparentnost i poslovne procese potrebne za korištenje ovih sustava.
U sustavu upravljanja sadržajem poduzeća, rezultat tijeka rada objavljuje se na web stranici tvrtke. Svi dokumenti, nacrti i verzije pohranjeni su i održavani na web poslužitelju. Kako bi pristupili ovom sustavu, korisnici idu na Internet i pristupaju web stranici tvrtke. Oni unose korisničko ime i lozinku za pregled sadržaja za koji su odgovorni za kreiranje, uređivanje i odobravanje.
Svaki dokument koji će biti objavljen na web stranici mora biti kreiran u ovom sustavu. Autor članka ga zatim šalje timu na uređivanje. Različiti korisnici mogu pristupiti dokumentu, uređivati i spremati svoje promjene. Softver prati promjene koje je napravila svaka osoba i drži verzije u ispravnom redoslijedu.
Na kraju postupka uređivanja dokument se dostavlja davatelju na pregled. Ovjeritelj pregleda konačnu verziju nacrta i može vidjeti sve izmjene i izmjene koje je napravio i tko je napravio. Nakon odobrenja, dokument se objavljuje na web stranici.
Sustav upravljanja poslovnim sadržajem poslovnog procesa postavljen je na umreženom poslužitelju dokumenata i nalazi se iza korporativnog vatrozida. Pristup se odobrava na temelju vašeg položaja i razine odgovornosti. U ovom okruženju, svi dokumenti su pohranjeni u softver za obradu teksta, što korisnicima omogućuje jednostavno korištenje postojećih alata kako bi ispunili zahtjeve.
Dokumenti se mogu temeljiti na predlošcima ili obrascima i pohranjuju se u zajedničko spremište. Korisnici pristupaju predlošcima i ažuriraju ih po potrebi. Po završetku, dokumenti se knjiže u zajednički imenik, a obavijest se šalje sljedećoj osobi u poslovnom procesu. Po potrebi pregledavaju i uređuju dokument. Po završetku, dokument je odobren i ne mogu se dalje mijenjati.