Upravljanje učinkom temeljeno na kompetencijama koristi popis potrebnih vještina i znanja, poznatih kao kompetencije, za procjenu uspješnosti zaposlenika na poslu. Ova praksa upravljanja usredotočuje se na vještine i karakteristike zaposlenih zaposlenika kako bi se utvrdile njihove prednosti na poslu i identificirala područja koja je potrebno poboljšati. Menadžeri koriste upravljanje učinkom temeljeno na kompetencijama kako bi poboljšali učinkovitost i moral zaposlenika te kako bi smanjili troškove obuke zaposlenika utvrđivanjem i razvojem specifičnih vještina potrebnih za obavljanje poslovnog zadatka ili posla.
Ova metoda se može koristiti za poboljšanje učinka unutar pozicije ili za postavljanje članova organizacije na pozicije koje su prikladne za njihove vještine. Iako je glavni fokus ove vrste upravljanja podizanje razine uspješnosti zaposlenika, ljudski potencijali (HR) također mogu koristiti podatke o upravljanju učinkom koji se temelje na kompetencijama za ocjenjivanje i postavljanje zaposlenika na radna mjesta na temelju njihove sposobnosti da ispune zahtjeve poslovima. Kompetencije su karakteristike koje ljudi posjeduju ili razvijaju, a koje im pomažu da uspješno djeluju na poziciji. U nekim slučajevima, upravljanje učinkom temeljeno na sposobnostima može zahtijevati da se zaposlenik ukloni s pozicije na kojoj stalno nije u mogućnosti ispuniti ciljeve izvedbe.
Fizičke, mentalne i karakteristike skupa vještina mogu se uključiti kao kompetencije potrebne za obavljanje posla. Kompetencije se mogu jako razlikovati među radnim pozicijama. Definirane kompetencije uvelike ovise o zahtjevima određenog posla. Upravljanje učinkom temeljeno na kompetencijama u biti stvara nacrt savršenog skupa vještina zaposlenika i stvara sustav evaluacije, nazvan okvir kompetencija, na temelju kojeg se ocjenjuje učinak zaposlenika. Općenito, kada zaposlenik ne ispunjava potrebne uvjete za ispunjavanje potreba radnog mjesta, zaposlenik se obučava ili educira u slabim područjima kako bi mu pomogao da bolje radi na poziciji.
Okviri kompetencija koji se koriste u upravljanju učinkom temeljenim na kompetencijama trebali bi biti fleksibilni na temelju trenutnih potreba za vještinama radnog mjesta. Zahtijevanje vještina ili karakteristika koje su nepotrebne na određenom radnom mjestu može zahtijevati od zaposlenika stjecanje nepotrebnih vještina i znanja, često po cijenu poslovanja koje zahtijeva kompetencije. Na primjer, zahtijevanje od grafičkog dizajnera da nauči računovodstvene postupke ili zahtijevanje od računovođe da nauči grafičke programe može se smatrati nepotrebnim zahtjevima kompetencije za upravljanje tim pozicijama.
Općenito, upravljanje učinkom temeljeno na kompetencijama mjeri učinak zaposlenika na temelju njihovih poboljšanja od posljednje evaluacije kompetencija. U ovom tipu sustava zaposlenik se mjeri prema vlastitom dosadašnjem učinku i ne mora se nužno natjecati s drugim zaposlenicima na razini svojih kompetencija. Upravljanje učinkom temeljeno na kompetencijama također uključuje nagrađivanje zaposlenika koji ispunjavaju ili premašuju zahtjeve kompetencija. Općenito, nagrade se koriste u slučajevima kada je prikazano poboljšanje jedne ili više kompetencija, ali nagrade se mogu dodijeliti i zaposlenicima koji pokazuju dosljednu stručnost u nekim ili svim kompetencijama potrebnim za posao.