Izraz upravljanje ugovorima obično se koristi u odjelima nabave ili nabave. Kao dio odgovornosti odjela nabave, upravitelj pregovara, prihvaća i potpisuje ugovore s dobavljačima robe i usluga za organizaciju. Upravljanje ugovorom je proces kojim se osigurava da dobavljač poštuje ugovorene uvjete ugovora. Iako je uloga nabave u procesu pregovaranja bitan dio procesa upravljanja troškovima, upravljanje ugovorima je mjesto gdje se stvarne uštede ili postižu ili propuštaju.
Učinkovite prakse upravljanja ugovorima rezultiraju nižim operativnim troškovima, učinkovitim uslugama i jačom pregovaračkom pozicijom tijekom sljedeće runde pregovora. Upravljanje ugovorom uključuje osiguravanje poštivanja ugovora, djelovanje kao primarni kontakt za pitanja vezana uz usluge i rješavanje sporova, kao i upravljanje svim plaćanjima ili klauzulama dogovorenim u ugovoru. Općenito, upravljanje ugovorima može se podijeliti u tri glavna područja: pragovi, rabati i klauzule o uspješnosti.
Prag je pojam koji se koristi za definiranje specifičnih ciljeva dolarske potrošnje, transakcija ili kupljenih jedinica. Ti su pragovi obično vezani uz dolarske popuste na kupovnu cijenu i često se temelje na broju narudžbi zaprimljenih unutar određenog vremenskog razdoblja. Kao dio pregovaračkog procesa, pragovi se često koriste kako bi se zahtijevali još veći popusti nego što bi dobavljač inače osigurao. Kako se obim povećava, dobavljač ima motivaciju i kapacitet da smanji cijenu kako se njegovi troškovi smanjuju.
Rabati se koriste kao nagrada ili poticaj dobavljaču da ispuni određene ciljeve. Na primjer, pekara može pregovarati o kupnji određene količine brašna u određenom vremenskom razdoblju. Svi dodatni, neplanirani zahtjevi koji su dovršeni unutar određenog vremenskog razdoblja prihvatljivi su za rabat dobavljaču. Račun je za standardni iznos, ali se rabat obračunava i vraća dobavljaču kao nagrada za zadovoljenje hitne potrebe. Ova se fleksibilnost često nalazi u vremenski osjetljivim okruženjima, gdje je ugovor za standardni raspored isporuke, ali je potrebna dodatna fleksibilnost kako bi se zadovoljili poslovni zahtjevi.
Klauzule o uspješnosti temelje se na mjerljivim stavkama koje su ključne za poslovanje poslovanja. Uobičajene klauzule temelje se na isporuci unutar određenog vremenskog okvira, fakturiranju unutar određenog raspona datuma, ispunjavanju referentnih datuma isporuke i postotku dovršenosti građevinskih projekata. Svrha klauzule o izvedbi je uspostaviti prihvaćenu metodu mjerenja između dobavljača i kupca. Ove su klauzule često vezane uz kazne ili nagrade, ovisno o djelatnosti.
Učinkovito upravljanje ugovorima uključuje svakodnevno praćenje aktivnosti, upravljanje učinkom i praćenje s dobavljačem. Samo kroz aktivni proces upravljanja ugovorom tvrtka može tražiti bilo kakve pogodnosti uključene u ugovor. Te pogodnosti mogu uključivati klauzule prijevremenog otpuštanja, dodatna smanjenja plaćanja i druge kazne.