Jednostavno rečeno, upravljanje znanjem odnosi se na proces stjecanja, organiziranja, pohranjivanja, dijeljenja i korištenja znanja od strane organizacija. Upravljanje znanjem je grana menadžmenta koja ima za cilj postizanje optimalnog poslovnog učinka kroz sinergiju ljudi, procesa i tehnologije u stvaranju i dijeljenju relevantnog znanja.
Za uspjeh u bilo kojem pothvatu, uključujući i poslovne pothvate, potrebno je dovoljno znanja. Upravljanje znanjem postalo je neophodno jer smo se preselili iz društva u kojem su informacije bile oskudne u društvo u kojem postoji prezasićenost informacijama. Problem današnjice općenito nije u pribavljanju informacija, već u odlučivanju koje informacije koristiti. Organizacije bi trebale biti oprezne u prikupljanju relevantnih podataka i njihovoj obradi u poslovnom okruženju koje se stalno mijenja. Poduzećima je jednako važno odbaciti zastarjele informacije i nabaviti najnovije informacije kako bi preživjeli i ostali konkurentni.
Budući da informacijska tehnologija ima programiranu logiku, ona ne može odabrati i reinterpretirati podatke; može pomoći samo u uređenju, pohranjivanju i prijenosu podataka. Poboljšana informacijska tehnologija igra vrijednu ulogu u obradi podataka, ali ima ograničen opseg u pogledu razvijanja uvida iz dostupnih podataka. Drugim riječima informacijska tehnologija ne može pretvoriti podatke i informacije u znanje. Jednostavno posjedovanje odlične tehnologije ne daje najbolje rezultate u nedostatku znanja.
Rukovodioci i menadžment često određuju koje su informacije korisne i vitalne za organizaciju i pretvaraju ih u znanje. To znanje koje također uključuje vanjske podatke se zatim dijeli s različitim dijelovima organizacije. Dijeljenje stvorenog znanja osnovni je preduvjet upravljanja znanjem. Znati što znate i profitirati od toga je radna definicija upravljanja znanjem.
Cijeli proces identificiranja relevantnih podataka i informacija, pretvaranja toga u znanje i omogućavanja pristupa tom znanju ljudima u cijeloj organizaciji je ono što je upravljanje znanjem. Kako bi upravljanje znanjem bilo uspješno za organizaciju, bitno je da ljudi koji prikupljaju i šire znanje rade u tandemu.