Administrativni zapis je bilo koja vrsta dokumenta koji se odnosi na načine na koje se organizacijom upravlja ili vodi. Profesionalci vode administrativne zapise kako bi mogli imati povijest poslovanja, sastanaka, klijenata i financija. U nekim slučajevima može biti potrebna administrativna evidencija u pravne svrhe. Ti se dokumenti često pohranjuju elektronički. Međutim, kada su službeni administrativni zapisi potrebni, stručnjaci mogu ispisati dokumente na papir s vodenim žigom ili zapečaćenim kako bi pokazali da su to ovlašteni zapisi.
Poslovni menadžer može koristiti administrativni zapis za donošenje financijskih odluka. Na primjer, ako on ili ona planira koliko će proračunati za određeni projekt, on ili ona bi mogli pristupiti zapisima kako bi saznali koliko je potrošeno u prošlosti. Financijski administrativni zapisi također se mogu koristiti u revizijskim procesima koji se izvode interno za potrebe financijskog planiranja ili eksterno od strane regulatornih agencija.
Također je uobičajeno da se vodi administrativna evidencija u svrhu upravljanja objektima. U scenarijima kada upravitelj mora nadzirati objekte kako bi osigurao da su u skladu sa sigurnosnim i zdravstvenim propisima, zapisi mogu biti od pomoći za dokazivanje da je poduzeo potrebne mjere opreza. Ako se nesreća dogodi u objektu, upravitelj može izraditi potrebne administrativne zapise kako bi pokazao da on ili ona nisu odgovorni za bilo kakvu štetu ili slučajeve tjelesnih ozljeda.
Administrativni zapis može biti nevjerojatno važan kada je u pitanju poštivanje ugovora. Ako je pojedinac optužen da se ponaša na način koji je u suprotnosti s uvjetima ugovora, može uslijediti pravni postupak. U ovom slučaju, administrativni zapisi mogu se koristiti za dokazivanje nevinosti ili krivnje pojedinca.
Administrativni zapisi se često koriste u slučajevima kada je poduzeće ili agencija optužena da djeluje na način koji je štetan za okoliš ili javno zdravlje ili sigurnost. U tim slučajevima sudac može zahtijevati da organizacija dostavi svoj administrativni zapis. Zapis, u ovom scenariju, može biti papirnati trag koji pravnim službenicima pomaže razumjeti korake koje je organizacija poduzela. Suci mogu koristiti te dokumente kako bi utvrdili je li se organizacija ponašala zlonamjerno ili hirovito.
Administrativnu evidenciju može voditi bilo koji stručnjak u organizaciji koji ima pristup informacijama u vezi s upravljačkim odlukama. U nekim slučajevima, menadžeri i rukovoditelji mogu unajmiti pomoćnike koji vode evidenciju o sastancima i obavljenim radnjama. Rad koji se digitalno prati, kao što su financijske transakcije i unos podataka, također se može koristiti u administrativnom zapisu.