Ured bez papira je radno okruženje koje radi s većinom ili svim svojim dokumentima u digitalnom obliku, pohranjenim elektronički i lako dostupnom. Temelji se na ideji da su mnoge od nekadašnjih papirnatih funkcija tradicionalnih ureda postale digitalizirane. Kako su računala postala sveprisutna u zapadnom radnom okruženju, vođe javnog mnijenja počeli su zamišljati radno mjesto na kojem digitalno poslovanje ne bi samo pojednostavilo poslovni proces, već bi također uvelike eliminiralo potrebu za papirom.
Osnovna ideja na kojoj se temelji ured bez papira je da u većini slučajeva iu većini industrija dokumente nije potrebno ispisivati. Ugovori se, na primjer, mogu izraditi u jednom uredu, poslati stranama e-poštom i potpisati elektroničkim putem, pri čemu svaka strana dostavi ovjerenu kopiju potpisanog dokumenta. Nacrti se mogu pohraniti i pristupiti im online, a napredak izgradnje se prati digitalno. Restorani mogu pojednostaviti svoje poslovanje i minimizirati pogreške digitalizacijom svojih sustava naručivanja hrane. Većina poduzeća barem neke od svojih financijskih transakcija obavlja elektronički.
Osim jednostavnog smanjenja količine papira na radnom mjestu, značajna prednost digitalizacije dokumenata je ta što je najnovija verzija odmah dostupna svima. Pristup točnim, ažurnim informacijama posebno je ključan u zdravstvu, gdje se evidencija pacijenata tradicionalno vodi u papirnatim dosjeima na raznim mjestima. Mogućnost pogreške je velika kada ovisi o takvim datotekama. Neki pacijenti, međutim, nose svoje relevantne medicinske podatke na digitalnom uređaju za pohranu koji se ažurira svaki put kada posjete zdravstvenog djelatnika. Ovi uređaji, oslikani zapisima koji se održavaju u središnjoj bazi podataka, veliki su doprinos smanjenju oslanjanja zdravstvenih djelatnika na papir i ranjivosti na probleme povezane s njim.
U usporedbi s digitaliziranim zapisima, papir ima mnogo nedostataka. Papirnati dokumenti zahtijevaju značajnu količinu vremena osoblja za rukovanje — stvaranje dokumenata, zatim njihovo pohranjivanje i preuzimanje. Slanje poštom dodaje još jedan sloj vremena i novca rukovanju papirom. Papirnati dokumenti također se moraju pohraniti, bilo po abecedi ili prema datumu stvaranja, a jedini način da se papirnati dokument dohvati je da se zna kako je pohranjen. Osim toga, menadžeri su vrlo svjesni da je pogrešno pohranjen dokument često izgubljen dokument.
Jedna od najznačajnijih prepreka uredu bez papira je ljudski faktor – to jest, većina poduzeća tradicionalno je orijentirana na papir i teško je promijeniti stare navike. Na primjer, mnogi elektronički dokumenti često se ispisuju i podnose jednostavno kao rutina. Osim toga, sve veća sofisticiranost i sposobnost pisača i strojeva za kopiranje omogućuje ispis dokumenata kvalitete koja je prije bila dostupna samo u komercijalnim pisačima, ali uz djelić njihove cijene. To je dovelo do svjetske tiskarske ludnice; od trenutka kada je ured bez papira prvi put artikuliran do 2000., procjenjuje se da se globalna proizvodnja papirnatih dokumenata svih vrsta udvostručila. Od tada se, međutim, proizvodnja izjednačila i potom počela opadati.
Implementacija ureda bez papira mogla bi donijeti poželjne koristi za okoliš. Proizvodnja papira doprinosi i krčenju šuma i onečišćenju, uz proizvodnju stakleničkih plinova za koje se tvrdi da pogoršavaju globalno zagrijavanje. Osim toga, same tinte koje se koriste u izradi dokumenata mogu sadržavati štetne komponente koje svojim volumenom također imaju negativan utjecaj na okoliš.
Mnoge se arhive mogu digitalizirati, a poduzeća koja implementiraju programe bez papira uključuju skeniranje postojećih papirnatih zapisa kao dio tih programa. Mnoge tvrtke su otkrile da pohranjuju mnoge papirnate evidencije koje im ne trebaju, kao što su kopije mjesečnih izvoda koje se šalju kupcima. Osim smanjenja količine pohranjenih papirnatih dokumenata, organizacije koje su prošle kroz programe digitalizacije uspjele su ponovno posvetiti prostor u svrhe koje nisu pohranjivanje dokumenata.