Ured ili odjel za nabavu obično je organiziran unutar financijskog portfelja velike tvrtke ili organizacije. Za nabavu se koriste dvije organizacijske strukture: centralizirana i specifična za postrojenje. U centraliziranom uredu za nabavu, svim zahtjevima za kupnju i aktivnostima upravlja središnja upravna skupina. U strukturi specifičnoj za postrojenje, svaki fizički objekt ima svoj ured za nabavu.
Unutar centralizirane nabave obično postoji pet uloga: kupac, službenik za nabavu, voditelj nabave, direktor i analitičar nabave. Svih pet članova tima za nabavu pružaju usluge svakom odjelu unutar organizacijske strukture. Korisnici odjela svoje zahtjeve za kupnju mogu podnijeti elektroničkim putem ili putem telefona, faksa ili e-pošte. Središnji ured za nabavu dizajniran je tako da upravlja zahtjevima naručitelja, istovremeno osiguravajući usklađenost s politikom nabave.
Kako bi se kvalificirali za poziciju u nabavi, svi kandidati moraju završiti minimalnu višu diplomu iz poslovanja ili nabave. Profesionalno osoblje za nabavu obično ima profesionalnu oznaku, kao što je Certified Procurement Professional (CPP). U centraliziranom modelu, kupac je početni položaj. Službenik za nabavu i analitičar su oba profesionalna mjesta, a voditelj nabave ima nadzorne odgovornosti. Direktor nabave postavlja strateški smjer i uključen je u pregovore visoke vrijednosti.
U strukturi specifičnoj za postrojenje, najviše rangirana osoba u uredu je obično voditelj nabave. Svaki voditelj nabave može imati jednog ili dva službenika za nabavu i nekoliko kupaca. Ukupan broj osoblja ovisi o veličini objekta i obujmu nabave. Voditelji nabave obično odgovaraju glavnom financijskom službeniku ili kontroloru unutar pogona ili pogona.
Bez obzira na organizacijsku strukturu, primarni zadatak osoblja nabave je pronaći najbolju moguću kombinaciju cijene, kvalitete i usluge. Od svakog člana ureda se očekuje da pruža uslugu svojoj grupi klijenata, razumije zahtjeve i komunicira sa zajednicom dobavljača. Pronalaženje najboljih dobavljača i finaliziranje narudžbe uključuje niz koraka osmišljenih kako bi se osigurao otvoren, pravičan proces.
Analiza nabave prvenstveno je središnja funkcija i može se organizirati kao odgovornost financijskih usluga. Ova osoba stvara izvješća za praćenje aktivnosti potrošnje u odnosu na ugovore, opću potrošnju i osigurava usklađenost s politikom. U ovoj je ulozi često potrebna dodatna obuka iz statistike i upravljanja podacima. Ta se izvješća obično dostavljaju višem rukovodstvu, kako za praćenje stvarne potrošnje tako i za praćenje rada ureda za nabavu.