Usklađene kopije točne su kopije dokumenta koji se pripremaju kada nije moguće jednostavno umnožavati kopiju izvornog dokumenta. U biti, to čini usklađenu kopiju ponovnim stvaranjem originala. Da bi bio ova vrsta kopije, dokument mora sadržavati sve elemente izvornika, bez promjena u tekstu ili strukturi, ma koliko male ili beznačajne promjene mogle izgledati.
Usklađena kopija može se koristiti u brojnim slučajevima. Sudski sustavi dopuštaju korištenje takvih dokumenata, a često ih koriste u svrhu arhiviranja. Kada je to slučaj, kopija se upisuje i konstruira točno kao izvornik. Osim toga, sve bilješke napisane rukom na marginama također će biti uključene u dokument. Sudski službenik usporedit će kopiju s izvornikom kako bi osigurao da su svi aspekti dvaju dokumenata slični, uključujući sve datume. Ako se na izvorniku pojavljuje sučev potpis, sudac može potpisati i usklađenu kopiju ili se ime suca može upisati i datirati u odgovarajuća polja. Nakon što je usporedba završena i službenik utvrdi da su dokumenti zrcali jedan drugoga, kopija se pečati i dodjeljuje datum podnošenja.
Poduzeća također koriste ovaj format. To je često slučaj kada više odjela treba pristup ugovorima i drugim važnim dokumentima. Izvorni potpisani dokumenti obično se čuvaju na sigurnom mjestu, dok su usklađena kopija ili kopije dostupni za opću upotrebu među različitim odjelima unutar organizacije. Ovaj pristup osigurava da uvijek bude pri ruci kopija originalnog potpisanog dokumenta, ali omogućuje širok pristup uvjetima i odredbama određenog dokumenta onima kojima su te informacije potrebne kako bi pomogli klijentima ili na drugi način obavljali svoje poslove vezane uz posao.
Ista osoba koja je služila kao potpisnik na izvornom dokumentu može potpisati usklađenu kopiju. Ako to nije moguće ili praktično, ime pojedinca može se unijeti u polje za potpis. Na sličan način moguće je ovjeriti ili ovjeriti ovjerenu kopiju. Međutim, ova se radnja obično smatra nepotrebnom.