Usklađivanje gotovine je proces koji se koristi za usporedbu stanja između knjiga i iznosa gotovine u ruci. Ovakav pristup je neophodan za poduzeća koja održavaju novčani fond, kao i za usklađivanje iznosa novca na bankovnim računima sa stanjem iskazanim u računovodstvenim evidencijama. Osnovna ideja koja stoji iza usklađivanja gotovine je obračunati sve novčane resurse i osigurati da nema pitanja u vezi s novcem primljenim ili potrošenim tijekom razdoblja koje se razmatra.
Usklađivanje gotovine može se provesti u bilo kojem trenutku. Nije neuobičajeno da tvrtke koje održavaju novčani fond za brzu kupnju artikala po određenoj cijeni poduzimaju usklađivanje sitnog novca barem jednom tjedno. U nekim slučajevima, proces usklađivanja gotovine u blagajni s računovodstvenom evidencijom može se odvijati na dnevnoj bazi. Odluka o tome koliko često se uključiti u ovu vrstu usklađivanja ovisi o količini transakcija koje se izvršavaju svaki dan ili tjedan i vrsti novčanih računa koji su uključeni.
Iako će se postupak usklađivanja gotovine razlikovati od jedne do druge postavke, postoji nekoliko osnova koje će se vjerojatno primijeniti u svakoj situaciji. Prvi korak obično uključuje prebrojavanje stvarnog novca na raspolaganju kako bi se odredio iznos koji je odmah provjerljiv. Prilikom usklađivanja stanja sredstava pronađenih u blagajni, to obično znači prvo zbrojiti iznos papirnate valute na raspolaganju, a zatim i sve kovanice koje se također nalaze u registru. Ovo služi kao osnova za usklađivanje tih ukupnih iznosa sa iznosima koji se nalaze u knjigovodstvenoj knjizi.
Obično će se usklađivanje gotovine premjestiti na knjigu i knjiženje potrebno za obračunavanje primitaka i isplata nedavno izvršenih iz gotovinskih rezervi. Ovdje je cilj obračunati svaku od ovih transakcija, knjižeći i zaduženja i kredite kako bi se identificirao iznos gotovine koji se prikazuje na tekući datum. U idealnom slučaju, brojka u knjizi će se slagati s fizičkim inventarom gotovine u blagajni, što omogućuje da se knjige smatraju uravnoteženim i ukupni iznosi točni. U slučaju da postoji neka vrsta neslaganja, moraju se poduzeti koraci kako bi se utvrdila prisutnost bilo kakve pogreške u zbrajanju ili oduzimanju u knjigama, ili pokušaj da se uzme u obzir mogućnost isplate iz gotovine koja nije evidentirana u knjigama.
Uz sve oblike gotovinskog usklađivanja, moguće je relativno brzo identificirati neslaganja, što također znači da se problemi mogu riješiti prije nego što manje razlike dovedu do većih. Na primjer, provođenje registrskog usklađivanja gotovine na kraju svakog radnog dana uvelike će pomoći u sprječavanju bilo koje vrste krađe koja se može dogoditi, kao i uračunavanju svih situacija u kojima ima više novca na raspolaganju što računovodstvene evidencije odražavaju . Rano prepoznavanje odstupanja povećava potencijal brzog utvrđivanja porijekla, potrebnih prilagodbi i kretanja naprijed s točnim stanjem gotovine.