Usklađivanje zaliha je proces u kojem tvrtka uravnotežuje svoj fizički inventar s brojkama u svojim računovodstvenim knjigama. Dostupne su dvije vrste sustava za usklađivanje zaliha. Tvrtke mogu koristiti sustav periodičnog ili trajnog popisa zaliha za obavljanje ove aktivnosti. Kao što nazivi impliciraju, periodični sustav inventara zahtijeva usklađivanje inventara u nekoliko različitih vremena godišnje, kao što je svako tromjesečje; trajna metoda nema ovaj zahtjev jer je dovoljan godišnji popis. U svakom sustavu potrebno je fizičko prebrojavanje zaliha za usporedbu stvarnih stavki s računovodstvenim izvješćima kako bi računovođe po potrebi mogle izvršiti prilagodbe.
U svakom sustavu zaliha, proces počinje istim ranim koracima. Pojedinac iz računovodstvenog odjela obično izlazi i broji sve fizičke stavke navedene kao zalihe. Kopija knjigovodstvenog inventara s računala može pomoći u usmjeravanju računovođe pri prebrojavanju fizičkog inventara. Sve razlike između inventara navedene na ispisu računala i stvarnog inventara potrebno je označiti na izvješću. Prije početka procesa usklađivanja potrebno je prebrojati sve zalihe.
Nakon što je fizičko brojanje završeno, računovođe mogu započeti proces usklađivanja zaliha. Ovaj proces zahtijeva od računovođe da usporedi svoje fizičke podatke sa stavkama navedenim u računovodstvenom sustavu. Sve razlike i rezultirajuće razlike u dolarima moraju biti jasno označene u izvješću o pomirenju. Računovođa mora pronaći razlog za ove razlike i ući u trag bilo kakvom zalihama. Na primjer, zalihe prodane, ali još nisu evidentirane u računovodstvenoj knjizi, mogu rezultirati razlikom zaliha tijekom procesa usklađivanja.
Svrha procesa usklađivanja inventara je dvostruka. Prvo, tvrtka izvješćuje točnije brojke u svojim financijskim izvještajima, kako u računu dobiti i gubitka, tako iu bilanci. Ispravni računovodstveni izvještaji i izvješća odražavaju pravu vrijednost tvrtke i omogućuju dionicima da donesu bolje prosudbe. Drugo, točan saldo zaliha može spriječiti preplaćivanje poreza. Državne agencije mogu naplatiti porez na neprodane zalihe na kraju svake godine; previše zaliha na kraju godine povećava ove poreze.
Usklađivanje zaliha može pomoći tvrtki da dokaže da ima odgovarajuće interne kontrole. Krađa, kvarenje i oštećeni inventar mogu značajno povećati troškove poslovanja tvrtke. Neuspjeh u pravilnoj kontroli troškova povezanih s zalihama može brzo pojesti dobit tvrtke. Revizori često promatraju interne kontrole kao dio procesa eksterne revizije tvrtke. Nacionalni računovodstveni standardi također mogu zahtijevati usklađenost s postupcima usklađivanja zaliha za određene vrste poduzeća.