Općenito, zaposlenici se plaćaju po utvrđenoj stopi, bilo po satu ili na bazi plaće. U Sjedinjenim Američkim Državama poslodavci su obvezni plaćati socijalno osiguranje, Medicare, naknadu za radnike, državne, savezne i često lokalne poreze za svakog zaposlenika. Poslodavac također mora odbiti dio ovih poreza i drugih naknada od plaće zaposlenika, a sve te transakcije moraju se evidentirati za potrebe revizije i poreza.
Platni servis je tvrtka koja će uz naknadu samostalno obavljati sve te funkcije, oslobađajući vlasniku tvrtke vrijeme za važnije stvari. Nakon što je račun uspostavljen, poslodavac jednostavno pruža uslugu s popisom svih zaposlenika, satima koje su radili i svim odstupanjima. Ti se podaci zatim obrađuju i sredstva se prenose iz banke poslodavca na račun službe za obračun plaća. Zaposlenici se plaćaju standardnim čekom ili izravnim depozitom. Poslodavcu se tada dostavljaju obračuni plaća i porezna izvješća.
Usluga obračuna plaća često nudi i druge usluge. Poslodavci mogu predati upravljanje administracijom beneficija i mirovinskim uslugama tvrtke. Odmor i slobodno vrijeme također se mogu pratiti. Neke usluge čak nude mogućnost upravljanja poreznim uplatama poslodavca, rješavanje problema s vremenom i upravljanjem radom, pomoć u usklađivanju s poreznim obvezama, upravljanje troškovima, pa čak i pomoć pri prethodnom pregledu. Usluga također rutinski obrađuje potrebnu papirologiju za izravni polog plaća zaposlenika. Naknade za usluge razlikuju se ovisno o veličini računa i vrsti pruženih usluga. Obično se naplaćuje po osobi, plus naknada po izdanom čeku.
Prvu tvrtku za usluge obračuna plaća osnovali su 1949. bivši senator New Jerseyja Frank Lautenberg i braća Henry i Joseph Traub. Prvobitno nazvana Automatic Payrolls, tvrtka je nudila jednostavne usluge koristeći elektromehanički kalkulator i knjigovodstveni stroj Comptometer. Automatic Payrolls, koji je kasnije preimenovan u Automatic Data Processing (ADP), bio je ukorak s tehnologijom. ADP je postao pionir u korištenju kompjutoriziranog knjigovodstva, počevši od bušenih kartica i završivši s najsofisticiranijom tehnologijom u industriji.
ADP je rastao kupnjom manjih tvrtki za obračun plaća, te je konačno izašao na berzu 1961. godine. Tvrtka je nastavila rasti i prepoznata je kao lider u industriji usluga obračuna plaća s više od 500,000 klijenata i osobljem od preko 40,000 ljudi. Danas, ADP se bavi ne samo platnim spiskovima, već i raznim posredničkim i dilerskim uslugama.
Uspjeh ADP-a poslužio je kao poslovni model usluge obračuna plaća, a ovaj koncept nastavlja se razvijati s poboljšanjima u tehnologiji. Danas se mnoge usluge povezuju sa svojim korisnicima izravno putem interneta. Kupac može jednostavno unijeti podatke o plaćama u svoj web portal i transakcija se odmah obrađuje. Kupac ima pristup svim platnim spiskovima i kadrovskoj evidenciji, a ti se podaci mogu ažurirati kada se za to ukaže potreba. Izvješćima se može brzo pristupiti, pojednostavljujući korporativne zadatke obračuna plaća i eliminirajući skupe pogreške.
Širenje računalne usluge obračuna plaća dovelo je do nekih slučajeva prijevare i izravne krađe sredstava. Stoga je ključno napraviti neka istraživanja kako bi se osiguralo da je određena tvrtka ugledna i pouzdana. Ova će tvrtka, naposljetku, imati pristup najpovjerljivijim zapisima tvrtke, uključujući njezin bankovni račun. Osim toga, ako služba ne izvrši plaćanje poreza na rasporedu, tvrtka će biti odgovorna i kažnjena u skladu s tim. Budući da su ovi slučajevi općenito rijetki, koristi od korištenja usluge obračuna plaća nadmašuju sve rizike.