Proračuni su uobičajene financijske karte za mnoge vrste organizacija, od privatnih tvrtki do javnih organizacija ili vlada. Proces usvajanja proračuna je obično formalni proces u kojem organizacija glasa o prihvaćanju proračuna. Proces se obično razlikuje ovisno o organizaciji, iako nekoliko koraka može biti slično. U nekim slučajevima može postojati faza pripreme, pregleda i usvajanja. Ove faze usvajanja proračuna omogućuju izradu proračuna, pregled od strane pogođenih strana i prihvaćanje proračuna od strane svih potrebnih pojedinaca.
Izrada proračuna može biti dug i naporan proces ovisno o organizaciji. Mala privatna tvrtka možda će za nekoliko tjedana moći pripremiti proračun iz prethodnih godišnjih podataka. Velike tvrtke, vladine agencije i javne općine mogu potrajati mnogo dulje da pripreme ove informacije. Proces pregleda prethodne izdatke, utvrđuje dodatni iznos potreban za rast i sastavlja ih prema odjelu i glavnom proračunu. Konačni proračun zatim prolazi kroz proces usvajanja proračuna.
Faza revizije omogućuje većem broju pojedinaca ili zainteresiranih strana da pogledaju proračun. Tijekom pripremne faze, samo ključni radnici potrebni za izradu proračuna zapravo vide informacije. Tijekom procesa donošenja proračuna, vladine agencije i javne općine moraju tražiti javno mišljenje o ovim informacijama. U mnogim slučajevima, rukovoditelji često pregledavaju proračun, a zatim informacije iznose široj javnosti na pregled. Ova faza omogućuje komentare i izmjene proračuna ako je potrebno.
Između faze revizije i konačnog usvajanja proračuna, možda će biti potrebno izmijeniti neke aspekte proračuna. Ako je to potrebno, organizacija, vladina agencija ili javna općina možda će morati unijeti promjene, a zatim provesti još jedan postupak revizije. Vrijeme utrošeno na ovu fazu može biti drugo najveće među tri faze. To omogućuje unos i promjene kako bi se stvorio najbolji proračun za organizaciju, agenciju ili općinu. Privatne tvrtke možda neće imati toliko promjena zbog manje faze pregleda.
Stvarno usvajanje proračuna posljednja je faza za cijeli ovaj proces. Nakon unosa bilo kakvih promjena koje traže zainteresirane strane, organizacija, vladina agencija ili općina stavljaju ažurirani proračun na raspolaganje za pregled. Ovaj konačni pregled često je kraći i prijeći će u fazu stvarnog usvajanja proračuna prilično brzo. Nakon što stranke pregledaju izmjene i prihvate ih, potrebno je glasovanje za usvajanje proračuna. Za prihvaćanje je često potrebna većina, iako mogu postojati i druga pravila za proces usvajanja.