Varijabilni troškovi su troškovi koji se mogu mijenjati od jednog do drugog slučaja, na temelju nekoliko različitih čimbenika. Za razliku od fiksnog troška, varijabilni trošak može biti mnogo teži za proračun, a ponekad može premašiti granice proračuna kada se odnosi na neočekivani trošak.
Jedan od najlakših načina za razumijevanje varijabilnih troškova je primjena principa na komunalne usluge. Svaki mjesečni ciklus naplate odražavat će drugačiji iznos duga. Odstupanje mjesečne naknade izravno je povezano s količinom usluge koju je kućanstvo koristilo tijekom obračunskog razdoblja. Na primjer, račun za struju može biti relativno nizak jedan mjesec, zbog činjenice da je kući potrebno malo grijanja ili hlađenja. Međutim, sljedeće razdoblje uključivalo je nekoliko dana koji su bili izrazito hladni. Kućanstvo je zahtijevalo više struje za održavanje ugodne temperature u kući. Kao rezultat povećane potrošnje, naknada će se odraziti na sljedeći račun za struju.
Isti splet okolnosti događa se i u poslovanju. Kada bilo koji čimbenik zahtijeva veći izdatak resursa kako bi se održala proizvodnja, rezultat je odstupanje od uobičajenih troškova rada. Promjenjivi trošak može nastati kada je proizvođač doživio zastoje s jednim strojem u proizvodnom procesu i mora ga pokrenuti nekoliko dodatnih dana kako bi proizveo uobičajeni broj robe. To bi moglo dovesti do dodatnih troškova kao što su prekovremeni rad i veća potrošnja komunalnih usluga za dodatne dane koje postrojenje radi kako bi nadoknadilo vrijeme zastoja. Rezultat je da nastaje varijabilni trošak za to razdoblje proizvodnje.
Varijabilni trošak u poslovanju često je povezan s neočekivanim povećanjem cijene rada, dodatnom potrošnjom standardnih i uobičajenih resursa i neočekivanim čimbenicima kao što je kvar opreme. Mnoge korporacije pokušavaju djelomično nadoknaditi pokrivanje ovih vrsta troškova ugradnjom dodatnih sredstava u proračun. Razumijevanje da će čak i najučinkovitije poslovanje imati određeni stupanj varijabilnih troškova omogućuje apsorbiranje dodatnih troškova bez narušavanja financijske stabilnosti tvrtke.