Varijanca troškova je razlika između stvarnih i planiranih troškova, koje tvrtke koriste za određivanje učinkovitosti svog poslovanja. Odstupanja mogu biti povoljna ili nepovoljna, jer se u tvrtki koristi manje ili više novca od očekivanog. Mjerenje varijacije troškova uobičajeno je u praksi menadžerskog računovodstva. Računovođe uspoređuju očekivane i stvarne troškove proizvodnje kako bi utvrdili gdje postoje neučinkovitosti u proizvodnom sustavu. Uobičajeni alati za ova mjerenja su fleksibilni proračuni i standardni troškovi.
Fleksibilan proračun prvi je korak u procesu odstupanja troškova. Tvrtke često pregledavaju prošlogodišnje izdatke kako bi odredile prosječan iznos potrošen na određene poslovne operacije. Tvrtka navodi godišnji kapital potreban za pokrivanje troškova za narednu godinu. Menadžeri moraju ostati unutar ovih dolarskih ograničenja kada vode svoje poslovanje. Pregled proračuna može biti mjesečni ili godišnji proces, ovisno o računovodstvenim i financijskim procesima tvrtke.
Svaki mjesec tvrtke mogu pregledati fleksibilni proračun kako bi usporedile planirane troškove sa stvarnim troškovima. Računovođe bilježe gdje je tvrtka potrošila više ili manje novca. Izvješće o odstupanja troškova zatim sažima sve razlike za mjesec. Računovođe mogu podnijeti izvješće rukovodiocima i dopustiti im da pregledaju razlike. Kako bi dodatno ojačali proces izvješćivanja, računovođe mogu izraditi izvješće svih glavnih odjela ili odjela u poslovanju.
Standardni obračun troškova je alat za odstupanje troškova specifičan za proizvodni proces tvrtke. Računovođe pregledavaju predviđene troškove za režijske troškove proizvodnje i stvaraju unaprijed određenu stopu režija. Ova stopa dijeli ukupne proračunske režijske troškove proizvodnje s očekivanom proizvodnjom za godinu. Računovođe zatim izračunavaju ovu brojku koristeći istu formulu za svaki mjesec u kojem proizvode proizvode. Stvarna unaprijed određena stopa režijskih troškova zatim se uspoređuje sa standardnom stopom.
Razlike u stopi režijskih troškova proizvodnje zahtijevaju od računovođa da izbrišu knjigu za sve razlike. Računovođe mogu knjižiti male razlike između te dvije stope na računu troška prodane robe tvrtke. Velike razlike moraju ići protiv računa zaliha tvrtke. Nakon ovog unosa, računovođe pripremaju izvješće o odstupanja troškova kako bi utvrdili jesu li razlike bile povoljne ili nepovoljne.
Nepovoljne razlike u izvješću o odstupanja troškova nisu uvijek loše. Tvrtka je možda potrošila više novca na proizvodnju proizvoda, na primjer, zbog povećanja potražnje potrošača. Možda je bilo potrebno više novca za kupnju materijala i radne snage kako bi se zadovoljila ova potražnja. Analiza izvješća o odstupanja troškova u odnosu na druga poslovna izvješća pomaže tvrtkama da objasne odstupanja.