Vaučer za prikupnu gotovinu stavlja se u fond sitnog novca svaki put kada se novac isplati unaprijed za manju kupnju. Novčana sredstva male su količine novca, obično između 100 i 250 dolara, izdvojene za slučajne kupnje kako bi se izbjeglo ispisivanje čeka ili korištenje kreditne kartice tvrtke. Bonovi za prikupnu gotovinu plus iznos novca unutar fonda sitnog novca uvijek bi trebali biti jednaki ukupnom izvornom iznosu fonda.
Priručna gotovina obično se isplaćuje na dva različita načina: putem povrata ili putem avansa. Naknade se događaju kada je kupnja već obavljena, a kao dokumentacija se dostavi račun da se primatelju duguje novac. Predujam se događa kada se mora izvršiti manja kupnja, a novac se mora isplatiti prije kupnje. U tom slučaju umjesto isplaćenog iznosa u fond se stavlja novčani bon.
Tvrtka će obično imati uspostavljene procedure koje reguliraju korištenje i praćenje fonda sitnog novca. Ovi postupci će detaljno opisati koje su informacije potrebne na vaučeru za sitni novac. To obično uključuje datum isplate, kao i iznos, svrhu i ime primatelja. Uzorak vaučera za sitni novac može se preuzeti online, kupiti u trgovini uredskog materijala ili jednostavno kreirati interno unutar tvrtke kao jedan od prilagođenih oblika.
Čuvar fonda sitnog novca obično je nadzornik neke razine koji je zaslužio povjerenje tvrtke. On ili ona je odgovorna za osiguranje da se svaki peni iz fonda sitnog novca obračunava putem potvrde ili vaučera za sitni novac. Nakon što primimo račun ili drugu odgovarajuću dokumentaciju od osobe koja je uzela gotovinu, dokumentaciju treba priložiti uz vaučer i u skladu s tim podnijeti. Općenito je na skrbniku da odredi odgovarajući račun glavne knjige na koji će teretiti kupnju. Uobičajeni računi glavne knjige za slučajne troškove su uredski materijal, naknade za parkiranje i druge male kupnje.
Nadzornik skrbnika bi trebao povremeno vršiti usklađivanje novčanog fonda. To će osigurati da se novac koji nedostaje rano identificira i pronađe dok se problem još može ispraviti. Osim toga, to drži čuvara pod kontrolom jer se čak i male količine gotovine mogu zloupotrijebiti. Zloupotreba sitnog novca uobičajen je oblik pronevjere u malim razmjerima i može lako dodati do tisuća dolara nestalog novca tijekom godina ako se ne provjeri.