Virtualni knjigovođa je profesionalac u svom području koji radi s udaljene lokacije, a ne u tradicionalnom uredskom okruženju. On je općenito neovisni izvođač koji svojim klijentima pruža kompletnu liniju općih računovodstvenih i knjigovodstvenih usluga kroz softverske programe, dijeljenje baze podataka, e-poštu i faksove. Kućni uredi su obično jedina fizička lokacija poslovanja.
Baš kao i tradicionalni knjigovođa, virtualni knjigovođa obično ima stručnost u raznim računovodstvenim aplikacijama. Obično je vješt u obrađivanju obveza, potraživanja, usklađivanja računa i obračuna plaća. Održavanje glavnih knjiga i drugih zapisa o transakcijama obično je redoviti dio njegova posla.
Osim što ima sveobuhvatno razumijevanje knjigovodstvenih i računovodstvenih načela, virtualni knjigovođa često ima pristup i znanje o širokom rasponu računovodstvenog softvera. Neki softverski programi su računovodstveni sustavi koji jednostavno prate prihode i rashode i generiraju čekove. Napredniji programi mogu procijeniti poreze, izračunati troškove posla, upravljati projektima i raditi u sprezi s proračunskim tablicama ili softverom za obradu teksta.
Sve popularniji alat koji koriste virtualne knjigovođe je elektronički uređaj za skeniranje koji skenira, kategorizira i sprema poslovne potvrde, posjetnice i važna pisma i dokumente. Većina ovih uređaja odobrena je od strane lokalnih i regionalnih regulatornih agencija da budu toliko točni da se originalni računi i dokumenti mogu odbaciti nakon što se skeniraju i spremaju. To smanjuje količinu prostora potrebnog virtualnom knjigovođi za vođenje svog poslovanja i istovremeno opsluživanje više klijenata.
Od osobe u ovom području često se traži pružanje pomoćnih usluga jedinstvenih za industrije u kojima njegovi klijenti posluju. Na primjer, male neovisne maloprodajne i veleprodajne operacije od njega često zahtijevaju praćenje narudžbenica ili čuvanje kopija računa kupaca. Dobavljači i predstavnici proizvođača mogu zatražiti od knjigovođe da obradi kreditne zahtjeve i provjeri reference. Klijenti ga također mogu tražiti da pripremi izvješća na kraju godine ili da zaposlenicima izda porezne dokumente W-9 ili 1099.
Srednjoškolska diploma općenito je minimalno potrebno obrazovanje da biste postali virtualni knjigovođa, ali diploma suradnika ili prvostupnika iz poslovanja, računovodstva ili srodnog područja može poboljšati izglede kandidata za posao. Da biste bili uspješni kao virtualni knjigovođa, obično su potrebne uzorne matematičke vještine. Visoka razina organizacije i izvrsna pažnja prema detaljima korisne su kvalitete na ovoj poziciji. Budući da virtualni knjigovođa obično radi sam, biti samomotiviran i usredotočen je također imperativ za uspjeh. Pouzdanost, integritet i diskrecija obično su vrlo cijenjene osobine zbog prirode informacija koje klijenti virtualnog knjigovođe redovito moraju dijeliti s njim.