Ako radite od kuće koristeći računalo, modem, faks, e-poštu ili druga elektronička sredstva za obavljanje posla i komunikaciju sa svojim mjestom zaposlenja, radite u virtualnom uredu. Drugim riječima, radite na daljinu. Iako virtualni zaposlenik može koristiti adresu e-pošte tvrtke, poštansku adresu i proširenje telefona, on i dalje radi s vanjske lokacije.
Međutim, virtualni ured ne mora nužno biti soba u nečijem domu. Laptop u hotelu ili čak na plaži će dobro doći. U većini slučajeva, osoba koja radi iz ove vrste ureda je postavljena zahvaljujući mjestu zaposlenja. Sva oprema pripada matičnom uredu i mora se vratiti nakon prestanka iz te tvrtke.
Virtualni uredski radnik ne mora nužno biti zaposlenik. On također može biti netko tko posjeduje vlastitu tvrtku i radi od kuće ili na cesti putem prijenosnog računala i bežične veze. Vlasnik ureda također može biti neovisni izvođač ili slobodni radnik, bez veza s jednim određenim mjestom poslovanja.
Prednosti virtualnog ureda su brojne. Na primjer, mnogi režijski troškovi, kao što je struja, smanjeni su ili svedeni na minimum za tvrtku s virtualnim zaposlenicima. Rad na daljinu također eliminira pretrpane urede. Kao dodatnu pogodnost, virtualni zaposlenik može pristati na nižu plaću u zamjenu za mogućnost rada izvan svog doma.
Rad u uredu ove vrste oslobađa frustrirajuće putovanje na posao. Virtualni uredski radnik može raditi u pidžami ili znoju ako je toliko sklon, eliminirajući trošak skupe poslovne garderobe. Troškovi poput uredskog materijala mogu se ili naplatiti u matičnom uredu ili otpisati na njegov porez. Rad na daljinu može čak eliminirati trošak dnevne njege ili dadilje s punim radnim vremenom. Virtualni zaposlenik može raditi bez ometanja užurbanog ureda. Neće ga ometati telefonski pozivi kolege, uredski tračevi ili sastanak u zadnji čas.
Postoje i nedostaci virtualnog ureda. Samostalan rad je usamljen i mnogim virtualnim zaposlenicima nedostaje drugarstvo u uredu. Kod kuće također ima mnogo smetnji, poput hladnjaka, telefona, interneta, djece i kvartova. Potrebna je disciplinirana osoba da bi mogla raditi u virtualnoj atmosferi.
Ako virtualni ured zvuči kao da bi bio dobra ideja za vašu situaciju, bilo bi vam dobro da napravite sva potrebna istraživanja. Postavljanje virtualnog ureda može biti skupo jer će vam trebati sav potreban hardver i softver. Također bi bilo dobro istražiti porezne implikacije i za poslodavca i za zaposlenika. U većini slučajeva, međutim, koristi su daleko veće od rizika.