Viši administrativni pomoćnik je administrativni stručnjak koji pomaže jednom ili više članova uprave unutar organizacije, a također može nadzirati administrativno osoblje na početnoj razini. Kako organizacije rastu, mogu uočiti povećanje broja administrativnih zadataka i zahtijevaju više od jednog administrativnog stručnjaka. U takvoj organizaciji obično je potrebna viša uloga za blisku suradnju s menadžmentom i preuzimanje administrativnih funkcija koje nose višu razinu odgovornosti od onih na početnoj razini.
Rukovoditelji ili menadžeri organizacije često zahtijevaju višeg administrativnog pomoćnika ili izvršnog pomoćnika da djeluje kao njihov “čuvar” ili predstavnik. Dok bi recepcionar ili službenik na recepciji organizacije mogli pozdraviti dolazne pozivatelje i posjetitelje, viši administrator često je sljedeća točka kontakta za one koji žele kontaktirati menadžment. Ti pojedinci često upravljaju rasporedima, planovima putovanja i drugim sastancima za menadžere u različitim odjelima, bilo da se radi o marketingu, IT-u ili ljudskim resursima.
Budući da imaju tendenciju predstavljati menadžment organizacije u pisanoj i usmenoj korespondenciji, najvažnija kvalifikacija za ljude na ovoj poziciji je da imaju dobre komunikacijske vještine. U tom svojstvu, njihove odgovornosti mogu uključivati sastavljanje pisama i e-poruka, obavljanje telefonskih poziva i stenografiranje. Viši administrativni asistent također bi trebao imati opće radno znanje o svim odjelima unutar organizacije. To će ga pripremiti za rješavanje općih upita koje bi mogao dobiti ili ih usmjeriti na odgovarajuće osoblje odjela.
Da biste postali viši administrativni asistent, potrebno je kombinirati iskustvo u općoj uredskoj administraciji, kao iu određenoj djelatnosti organizacije. U tom smislu, idealni kandidati često su početni administrativni stručnjaci koji su već zaposleni u organizaciji i koji traže unapređenje. Ovisno o vrijednostima organizacije, neke visoke uloge mogu staviti veliki naglasak na akademske vjerodajnice, dok bi druge mogle biti više zainteresirane za profesionalnu administrativnu pozadinu kandidata. Kandidati koji nemaju profesionalno administrativno iskustvo, ali imaju akademsko iskustvo u srodnim područjima, kao što su tečajevi tipkanja ili tajnički tečajevi, mogli bi biti prikladniji za početni administrativni posao prije nego što se prijave za više mjesto.