Kao način dodavanja vizualnih podataka audio konferenciji, web konferencije nudi relativno jeftin način stvaranja virtualnog radnog okruženja s osobama diljem grada ili svijeta. Ovdje su neke osnove o tehnologiji web konferencija, opcijama i aplikacijama.
Zamišljene kao popratna usluga audio konferencijskih poziva, web konferencije su se prvi put pojavile na masovnom tržištu tijekom 1990-ih. Prije tog vremena, web konferencije su se smatrale vrhunskom uslugom koju su si mogle priuštiti samo prosperitetnije tvrtke i organizacije. Međutim, tehnološki napredak tijekom kasnih 1980-ih učinio je očitim da Internet može podržati jednostavno okruženje za dijeljenje prezentacija koje bi bilo idealan način za dijeljenje grafikona, radnih listova i drugih podataka s osobama dok se i dalje koriste audio konferencijski pozivi za verbalnu komunikaciju.
Najranije web konferencije uvelike su se oslanjale na učitavanje i keširanje aplikacije na tvrdi disk svake osobe koja je trebala sudjelovati na web sastanku. Prijenos bi uključivao datoteke koje bi se koristile tijekom sastanka. Zapravo, pokretač ili voditelj konferencije pristupao bi tim datotekama tijekom konferencije i kontrolirao njihov prikaz tijekom sastanka.
Međutim, mnoge su se osobe protivile ovom pristupu, budući da su vlasničke informacije sada bile smještene na brojnim tvrdim diskovima. Voditelj konferencije morao se osloniti na velikodušnost sudionika da izbriše osjetljive datoteke s tvrdog diska nakon sastanka. S vremenom je tehnologija poboljšana kako bi omogućila automatsko brisanje datoteka nakon završetka konferencije. Do danas još uvijek postoje pružatelji usluga web-konferencija koji zahtijevaju od sudionika da se prijave najmanje trideset minuta prije sastanaka uživo i prođu kroz ovaj proces učitavanja.
Tijekom ranih 1990-ih počela su se pojavljivati alternativna rješenja za web prezentacije. Jedna vrsta usluge uvelike se oslanjala na korištenje alata za kreiranje dijeljenja prezentacija, kao što je PowerPoint. Kod ove vrste web konferencija voditelj bi učitao slajd prezentaciju na poslužitelj usluge web konferencija. Slajdovi su pretvoreni u osnovne HTML slajdove i spremljeni na poslužitelj davatelja. Koristeći vjerodajnice za prijavu, voditelj se mogao prijaviti i aktivirati sastanak, birajući s popisa spremljenih prezentacija koje je podijelio sa sudionicima. Ovaj pristup je bio vrlo privlačn za osobe koje su putovale i nisu uvijek mogle biti za svojim računalom kako bi vodile sastanak. Sve dok je prezentacija unaprijed učitana na uslugu web-konferencije, bilo koje računalo s internetskom vezom i media playerom bilo bi dovoljno.
Za sudionike, ovaj noviji oblik web konferencija eliminirao je predmemoriju svih datoteka na njihovim tvrdim diskovima. Sve što im je bilo potrebno za prisustvovanje bio je URL stranice za prijavu i šifra. Budući da je prezentacija pretvorena u osnovne HTML slajdove, sudionicima nije bilo potrebno ništa osim media playera za pregled prezentacija. Nije bilo rane prijave za preuzimanje bilo čega. Web konferencije postale su malo čišće za sve.
Tijekom godina, web računalne konferencije postale su jednostavnije za korisnike, čak i kada su dodane dodatne značajke. Audio streaming omogućuje sudionicima slušanje zvuka dok gledaju prezentacije danas. Većina alata za web konferencije danas dopušta ne samo pregled dokumenata, već i mogućnost da voditelj prepusti kontrolu kako bi sudionici mogli zajedno raditi na pismu, proračunskoj tablici ili prezentaciji.
Mogućnosti slanja poruka na mnogim sustavima za web konferencije omogućuju sudionicima da pošalju privatnu poruku voditelju, koji može odgovoriti privatno ili objaviti poruku cijeloj grupi za raspravu. Popis nazočnosti i za voditelja i za sudionike omogućuju svima da vide tko je trenutno na konferenciji, kada se osobe pridruže i koliko dugo su ljudi na sastanku web prezentacije. Sposobnosti snimanja omogućuju sinkronizaciju glasa i vizuala u jedan stalni zapis koji voditelj može kasnije podijeliti s drugima.
Web konferencije su se pokazale korisnim i isplativim alatom za mnoge tvrtke i organizacije svih veličina. Budući da je proizvod u nadolazećim godinama poboljšan dodatnim značajkama, bez sumnje će pružiti još korisniji način komunikacije s osobama diljem svijeta.