Mehanizam tijeka rada je računalna verzija dijagrama procesa. Kao što bi netko nacrtao grafikon da ilustrira korake koji se moraju poduzeti da bi se dovršio radni zadatak ili aktivnost, mehanizam tijeka rada je način na koji računalo prati korake radnog procesa. Poduzeća imaju tendenciju koristiti motore tijeka rada za automatizaciju radnih procesa.
Na primjer, ako tvrtka prodaje određeni proizvod, pojedinac u tvrtki bi zacrtao korake prodajnog procesa, a proces bi mogao započeti kada kupac primi pošiljku izravnom poštom od tvrtke. Sljedeći proces bi bio da primatelj nazove kako bi dobio više informacija. Tada bi prodajni predstavnik nazvao kupca ili razgovarao s kupcem u vrijeme poziva. Sljedeći korak je da kupac izvrši narudžbu ili ode na web stranicu tvrtke kako bi naručio, a konačni dio procesa može biti kada tvrtka pošalje kupon kupona za popust na njegovu ili njezinu sljedeću kupnju. Ove informacije bi se unijele u mehanizam tijeka rada kako bi se automatiziralo dodjeljivanje zadataka različitim zaposlenicima tvrtke ili bi se jedan zaposlenik upozorio na sljedeće korake koje je potrebno poduzeti.
Ovi zaposlenici ne koriste mehanizam tijeka rada, već koriste softver koji je kompatibilan s mehanizmom tijeka rada. Računalni programer i dizajner procesa bili bi uključeni u stvaranje motora tijeka rada. Kako računalni programer radi na razvoju mehanizma tijeka rada, fokus je na tome kako se odvijaju koraci u procesu. Dizajner procesa uključen u stvaranje mehanizma tijeka rada bavi se sljedećim korakom ili onim što se događa kao rezultat prethodnog koraka.
Obično je dizajner procesa netko tko radi u poslu, kao što je voditelj razvoja ili poslovni analitičar. Primarna svrha motora tijeka rada je automatizirati procese i ubrzati proces. Na primjer, u situaciji u kojoj se radi o procesu prodaje, krajnji cilj korištenja mehanizma tijeka rada je ubrzati proces od trenutka kada potencijalni klijent postane svjestan proizvoda ili usluge do trenutka kada se izvrši kupnja.