Zahtjev za narudžbu prvi je korak u slanju narudžbenice. Zahtjev se može generirati ručnom provjerom zaliha ili iz automatiziranog zahtjeva za kupnju generiranog iz informacijskog sustava upravljanja. U velikim proizvodnim operacijama odjel nabave možda čak i ne bude lociran u istoj zgradi ili geografskoj lokaciji kao i objekt, pa je potrebno pismo zahtjeva za narudžbu za naručivanje komponenti.
Za male operacije ili “pokazivanje jednog čovjeka” često se koristi vizualni sustav inventara umjesto skupljeg kompjuteriziranog sustava inventara. Kako se zalihe određenog proizvoda smanjuju, vlasnik jednostavno nazove dobavljača i unese zahtjev za narudžbu. Ovisno o vrsti poslovanja, vlasnik može koristiti kanban ili sustav s dvije kante, što znači da se zahtjev za narudžbu pokreće kada se prvi spremnik isprazni, a drugi spremnik povuče.
Ova vrsta sustava zaliha oslanja se na vizualnu provjeru zaliha kako bi se znalo kada naručiti dodatni proizvod. Nakon što dobavljač potvrdi zahtjev za narudžbom, vlasnik će često dati kreditnu karticu za plaćanje proizvoda. Alternativno, vlasnik može izdati nalog za kupnju, koji je papirnati obrazac koji navodi proizvod koji se kupuje i uvjete plaćanja.
Veće operacije obično koriste informacijski sustav upravljanja ili sustav planiranja resursa poduzeća (ERP) kako bi pratili svoju potražnju, zalihe i narudžbenice. Ovi računalni sustavi rade tako da glavni planer unese marketinšku prognozu. Sustav će zatim usporediti planirani raspored izrade proizvoda s trenutnom gotovom robom, nedovršenom proizvodnjom i sirovim zalihama.
Računalni sustavi imaju tablicu ili datoteku koja uključuje vrijeme isporuke za svaku komponentu koja se koristi u proizvodnom procesu. Tijekom usporedbe rasporeda izrade proizvoda u odnosu na zalihe, sustav uzima u obzir vrijeme isporuke dobavljača i generira zahtjev za narudžbu za sve komponente koje je potrebno naručiti. Većina proizvodnih pogona radi u okruženju točno na vrijeme (JIT), što znači da će sustav planirati da komponente stignu neposredno prije nego što su potrebne za proizvodnu operaciju. Ovaj proces smanjuje količinu potrebnog skladišnog prostora i smanjuje količinu kapitala vezanog u zalihama.
Rezultirajući zahtjev za narudžbu onda odjel nabave šalje dobavljačima komponenti. Kako dobavljači potvrđuju cijene komponenti, minimalne količine narudžbe i vrijeme isporuke, tim za nabavu izdat će čvrstu narudžbu. Narudžbenica je obvezujući dokument koji jamči da će dobavljač biti plaćen po isporuci.