Obično se naziva RFP, zahtjev za prijedlogom je dokument koji koriste mnoge organizacije za primanje ponuda usluga ili robe od potencijalnih dobavljača. Točna struktura RFP-a će se razlikovati od situacije do situacije. To znači da će formula za pisanje RFP-a uvelike ovisiti o kulturi subjekta koji izdaje zahtjev i onome što se nadaju naučiti iz odgovora. Evo nekoliko primjera elemenata koji se nalaze u mnogim zahtjevima za prijedloge bez obzira na uključenu industriju ili organizaciju.
Kao i kod mnogih poslovnih pisanja, ispravan zahtjev za prijedlogom počet će navođenjem svrhe dokumenta. To se obično može sažeti u nekoliko rečenica i omogućuje podnositeljima zahtjeva ili pozvanim stranama da podnesu službeni prijedlog kako bi točno znali što izdavatelj traži u pogledu usluga ili robe. Čak i najobičniji formati za RFP uključivat će informacije ove prirode.
Uz navođenje svrhe ili razloga RFP-a, nije neobično da se uključe i neke opće informacije o subjektu. Informacije obično pružaju ograničene pojedinosti o veličini tvrtke, broju lokacija koje se trenutno održavaju i svim neposrednim planovima za proširenje koji bi mogli utjecati na odgovore podnositelja zahtjeva. Obično pojedinosti ne trebaju biti sveobuhvatne. Međutim, obično je dovoljno dopustiti podnositeljima zahtjeva da sami provode istraživanje kako bi proširili svoje razumijevanje potreba stranke koja podnosi zahtjev za prijedlog.
U strukturi, zahtjev za prijedlogom može biti vrlo širok ili vrlo detaljan. Neki zahtjevi nisu duži od jedne stranice i uključuju samo opće smjernice za podnošenje, kao što su nekoliko specifičnih područja na koja se treba obratiti, kako predati gotovi prijedlog i datum dospijeća svih prijedloga. Drugi RFP-i pružaju posebne odjeljke i format koji se mora slijediti bez greške.
Oba ova pristupa oblikovanju zahtjeva za prijedlog imaju prednosti. Široki format osigurava da će potrebne informacije biti sadržane u tijelu odgovora, ali omogućuje subjektu da dobije predodžbu o tome kako se svaki podnositelj zahtjeva predstavlja kada mu se dopušta velika sloboda u odgovoru. Nasuprot tome, visoko strukturirani format govori podnositelju zahtjeva kako točno organizirati podatke na način koji će sigurno imati značenje za entitet koji ih izdaje. Istodobno, sveobuhvatna struktura omogućuje doslovnu usporedbu odgovora nekoliko ispitanika jedan pored drugog, spuštajući se na popis odjeljaka jedan po jedan.
Ovisno o vrsti uključene usluge ili robe, zahtjev za ponudu može sadržavati primjere scenarija koji ilustriraju što pošiljatelju zahtjeva treba od dobavljača u rutinskim i hitnim situacijama. Na primjer, ako je RFP za usluge telekonferencije, izvornik bi mogao htjeti znati može li dobavljač jamčiti dostupnost određenog broja portova ili linija čak i tijekom razdoblja najvećeg poslovanja. Dobavljač se također može pozabaviti specifičnim pitanjima kao što je implementacija mreže podrške za korištenje u slučaju nužde u cijeloj tvrtki ili ako dobavljač može upravljati zakazivanjem i izvršavanjem konferencijskih poziva bez malo ili bez prethodne najave.
Poduzeća ili druge organizacije koje trebaju izdati RFP, ali nisu sigurne kako strukturirati dokument na najbolji mogući način, često mogu započeti proces korištenjem jedne od mnogih besplatnih opcija predloška RFP-a koje se nalaze na internetu. Ovi se predlošci mogu mijenjati po potrebi. U nekim slučajevima, predlošci će doći s barem jednim primjerom zahtjeva za prijedlogom, koji će poslužiti kao vodič za pojedinca ili tim koji je odgovoran za pripremu RFP-a.