Zahtjev za ponudu je pisani poziv profitne ili neprofitne tvrtke ili vlade davateljima usluga i izvođačima koji ih upozoravaju da kupac prima ponude za poslovanje. To je službeni dokument u kojem se navode specifični zahtjevi za projekt ili uslugu, a dostupan je potencijalnim sudionicima u pothvatu. Zahtjev za prijedlogom (RFP), kao što je još poznato, privlači zainteresirane osobe koje ispunjavaju određene kriterije ocjenjivanja da se prijave na posao.
Poduzeća ili vlada mogu podnijeti zahtjev za prijedlogom iz različitih razloga. RFP može izdati upravitelj mirovinskog fonda koji odlučuje kojeg će investicijskog savjetnika angažirati za upravljanje portfeljem. Tvrtka može izdati RFP kada traži konzultantsku tvrtku koja će je savjetovati kroz važan događaj tvrtke, kao što je konsolidacija. Vlada može izdati RFP za određene projekte, primjerice kada prihvaća ponude neovisnih zrakoplovnih i obrambenih izvođača za mandate.
RFP bi trebao ostati vrlo specifičan kako bi se prijavile samo kvalificirane strane, a obrazac obično ima više stranica. Jasnoća u zahtjevu za prijedlog je ključna kako bi ciljevi zadatka bili jasno preneseni i očekivanja ispunjena. Ako pojedini aspekti dokumenta ostanu nejasni, dobavljač ima pravo zatražiti dodatne informacije. Zahtjev za ponudu prilika je da se kupci i dobavljači međusobno upoznaju i da od početka osiguraju da se obje strane pridržavaju istih kriterija i rokova.
Često postoji nekoliko faza i slojeva papirologije vezanih uz postupak zahtjeva za vrlo konkurentnim prijedlogom. Prvi od tih koraka je prethodna prijava, gdje se broj sudionika pojednostavljuje. Nakon prethodnog pregleda, počinje proces evaluacije i dodjeljuje se više povjerenstava koja razmatraju uži izbor dobavljača. Cijena je važna u procesu ocjenjivanja, iako nije jedini kriterij koji se koristi. Kupac mora pronaći dobavljača koji ne samo da odgovara proračunu, već i koji nadopunjuje kupčeve strategije i ciljeve.
U završnoj fazi, pobjedniku se uručuju pismo namjere i pismo o nagradi, a ostalim podnositeljima prijave. Ugovor se dodjeljuje dobavljaču koji najviše ispunjava proračun i kriterije kupaca. Izdavatelj zahtjeva za prijedlog trebao bi implementirati prekretnice i rokove povezane sa svakom fazom projekta.