Zapis za pohranu skup je podataka koji su međusobno povezani. Računala čuvaju i povezuju informacije u zapisu za pohranu koji se može pozvati kada korisnik ili program želi locirati sve što je povezano s indeksom zapisa ili objektom. Sustavi za upravljanje bazama podataka često koriste zapise za pohranu za klasifikaciju i organiziranje informacija koje se obično unose u polja.
Korisnici mogu definirati zapis za pohranu u bazi podataka povezujući ulaze sa zajedničkim indeksom ili objektom. Na primjer, zasebna polja kao što su telefonski broj i adresa mogu se povezati s pojedinačnim imenom, koje je indeks za zapis. Mnoge baze podataka omogućuju razrađeniji sustav klasifikacije, koji može grupirati brojne ulaze pod jednim objektom. Sustavi za upravljanje bazama podataka prikladan su način da možete odmah povući sve informacije koje su povezane s jednim zapisom.
Tehnologija mobilnih računala koristi zapise za pohranu kada korisnici stvaraju adresare ili grupe internetskih veza. U tim zapisima adrese e-pošte, telefonski brojevi i drugi osobni podaci povezani su s imenom. Funkcije brzog biranja još su jedan oblik zapisa za pohranu, budući da su imena ili telefonski brojevi povezani s jednim brojem tipkovnice.
Pretraživanje se također može provesti u sustavu za upravljanje bazom podataka kako bi se izvukao zapis za pohranu ako sadrži informacije povezane s korisnički definiranom ključnom riječi ili odnosom. Na primjer, ako korisnik želi locirati sve prodajne transakcije unutar određenog datumskog raspona, sustav upravljanja bazom podataka će pretražiti sve zapise koji sadrže datume navedene u rasponu. Kako korisnici pronalaze nove asocijacije, mogu stvoriti novi zapis za pohranu kako bi međusobno povezali odvojena polja podataka.
Softverske aplikacije povlače podatke koji su pohranjeni na tvrdom disku ili poslužiteljskoj bazi podataka i prikazuju informacije prema unaprijed definiranim skupovima. Na primjer, zapis izvučen pomoću imena studenta može sadržavati njegov identifikacijski (ID) broj, upisane kolegije i zarađene ocjene. Podaci sadržani u zapisu za pohranu zapravo se unose u različita polja u programu baze podataka. Zasebna polja se pojavljuju kao jedan zapis kada se ime učenika koristi kao ključna riječ za pretraživanje budući da su sva polja povezana s njegovim imenom.
Nekoliko zapisa za pohranu može se pohraniti u datoteke. Na primjer, datoteka može sadržavati zapise svih učenika upisanih u određeni predmet ili školu. Svaki popis učenika ostaje zaseban zapis za pohranu unutar datoteke. Osim toga, svaki zapis sadrži ista polja i vrstu informacija. Na primjer, u datoteci predmeta svaki zapis studenta može navesti studentski ID, broj predmeta i stečenu ocjenu.