Zapisna agencija je oglašivačka tvrtka ugovorno ovlaštena za zastupanje tvrtke u kupnji medija i drugim aktivnostima odnosa s javnošću. Oglašivači rade kroz ovu agenciju u pregovorima s potencijalnim položajima u pogledu postavljanja oglasa i drugih aktivnosti. Svojim klijentima također pruža konzultantske usluge kako bi im pomogao da razviju učinkovite i prikladne oglasne kampanje za određeno tržište. Tvrtke mogu imati višestruke agencije koje se bave međunarodnim oglašavanjem.
Jedna važna uloga agencije za evidenciju je kao jedini zakonski ovlašteni subjekt za pregovaranje i finaliziranje ugovora o oglašavanju. Sastaje se s tvrtkom klijentom kako bi razgovarali o kampanji i gdje želi distribuirati oglašavanje, te traži odgovarajuća reklamna mjesta. Agencija pregovara o cijenama i ostalim detaljima ugovora, te djeluje kao zakonski zastupnik za potpisivanje ugovora. Reklamni materijal i plaćanja idu preko ove agencije, koja ih na odgovarajući način plasira.
Ova tvrtka također može pružiti konzultantske usluge. Tvrtka koja se želi uspostaviti na novom tržištu može surađivati s agencijom za evidenciju kako bi istražila mogućnosti oglašavanja i razvila učinkovitu kampanju. Konzultanti mogu razgovarati o tonu kampanje, najboljim vrstama reklama za korištenje, najprikladnijem položaju i drugim temama. Tvrtka želi postavljati oglase učinkovito i učinkovito te se oslanja na agenta koji će ponuditi dobre savjete.
Tvrtke sklapaju ugovor s agencijom, obično se obvezujući na određeno vremensko razdoblje ili na oglasnu kampanju. Ugovor se može raskinuti u posebnim okolnostima, primjerice kada agencija ne ispunjava uvjete ili se upušta u aktivnosti koje bi mogle naštetiti klijentu. Mnoge tvrtke biraju agenciju i drže je desetljećima, mijenjajući se samo u sklopu radikalnog restrukturiranja ako postane očito da agencija više ne zadovoljava potrebe.
Podaci o agenciji za evidenciju mogu se pronaći u dokumentaciji povezanoj s tvrtkom. Oglasne agencije također mogu navesti svoje klijente u korist potencijalnih mjesta za oglašavanje koji ih žele kontaktirati kako bi razgovarali o postavljanju oglasa. U nekim slučajevima agencija može izraditi zasebnu web stranicu za predstavljanje određene tvrtke oglašivačima. Web-mjesta također mogu podržavati pozadinske strukture kao što su sustavi interne pošte, pohrana promotivnih materijala koje pojedinačne trgovine mogu preuzeti i koristiti i tako dalje. Ove funkcije nisu vidljive javnosti, ali mogu biti važan dio usluga koje nudi agencija.