Regrutiranje pacijenata je proces pronalaženja pacijenata prikladnih za klinička ispitivanja, njihovog upisa i zadržavanja tijekom cijelog ispitivanja. Ovo je vrlo dugotrajan i složen zadatak, osobito u slučaju velikog kliničkog ispitivanja sa značajnim rizicima za sudionike ili vrlo specifičnim kriterijima za upis. Istraživači mogu propustiti rokove ili ne upisati dovoljno pacijenata, a to bi moglo ugroziti uspjeh ispitivanja. Mnoge istraživačke organizacije obraćaju se stručnjacima treće strane za zapošljavanje pacijenata kako bi dobili sudionike u ispitivanju.
U regrutaciji pacijenata potrebno je razviti profil idealnog pacijenta i odrediti kako doći do takvih pacijenata. Klinička ispitivanja imaju vrlo stroge zahtjeve sudionika za kontrolu varijabli. Pacijenti s komorbiditetom koji bi, na primjer, mogli umanjiti rezultate, nisu prikladni. Zaposlitelj također mora razmišljati o mjestu i vremenskom okviru ispitivanja, jer bi oni mogli predstavljati problem i za zapošljavanje pacijenata. Neki konzultanti mogu dati preporuke za promjene dizajna probnog rada koje bi mogle riješiti probleme s zapošljavanjem, kao što je premještanje stranice ispitivanja kako bi bila pristupačnija.
Zaposlitelj se obraća pružateljima usluga, organizacijama pacijenata i drugim potencijalnim izvorima pacijenata koji bi mogli biti zainteresirani za ispitivanje. Pruža detaljne informacije koje pacijenti mogu pregledati kako bi vidjeli ispunjavaju li uvjete. Materijal potiče pacijente da se prijave, a sljedeći korak u zapošljavanju je probir pacijenata. Novim upisnicima obično je potrebno medicinsko testiranje, kao i razgovori i pažljiv pregled kako bi se utvrdilo jesu li prikladni za ispitivanje. Nakon što je pacijent prihvaćen, počinje proces zadržavanja.
Sudjelovanje u kliničkim ispitivanjima može biti teško, a veliki dio zapošljavanja pacijenata uključuje poduzimanje koraka za smanjenje rizika od gubitka pacijenata tijekom ispitivanja. To može uključivati sve, od pružanja financijske pomoći kako bi pacijenti mogli pokriti troškove njegovatelja do dogovaranja prikupljanja podataka na mjestima i u vrijeme koje je prikladnije za pacijenta. Istraživači ispitivanja mogu putovati domovima pacijenata, na primjer, umjesto da traže od pacijenata da putuju na mjesto ispitivanja.
Postoje značajni etički problemi koje treba odvagnuti prilikom zapošljavanja pacijenata. Ispitivanje želi najbolje moguće pacijente za istraživanje, ali također mora osigurati da svi pacijenti budu u potpunosti informirani i daju pristanak. Ako pacijenti nemaju točne informacije, mogli bi odustati kasnije u ispitivanju ili bi istraživači mogli biti zakonski odgovorni za kršenje etike. Regruteri moraju razmišljati o pitanjima poput zakona koji ograničavaju medicinsko oglašavanje u procesu razvoja plana za lociranje i upis pacijenata.