Za mnoge tvrtke pronalazak ili preseljenje u odgovarajući uredski prostor je od velike važnosti. Međutim, malo zakupaca poslovnog prostora ima iskustva u tome kako uštedjeti vrijeme i još uvijek pregovarati kako bi dobili najbolju ponudu. Predstavnik stanara ili “zastupnik stanara” može pružiti vrijednu uslugu zakupcima komercijalnih nekretnina. Predstavnik najmoprimca često je profesionalni posrednik u prometu nekretninama koji radi isključivo za najmoprimca.
Prije nego što komercijalni zakupac unajmi predstavnika stanara, trebao bi imati osnovno razumijevanje o tome što on radi. Jedna važna funkcija predstavnika stanara je analiza lokacije. Ako prihodi vlasnika tvrtke pate zbog lošeg položaja tvrtke, predstavnik može analizirati tvrtku i lokaciju i preporučiti preseljenje ili promjenu načina na koji se prostor koristi. Analiza stanja zgrade je još jedan bitan element posla. Sigurnosne brige može ublažiti predstavnik stanara ili on može preporučiti određene popravke ili preseljenje.
U slučaju da je preseljenje najbolja opcija za komercijalnog najmoprimca, predstavnik najmoprimca može djelovati kao zastupnik vlasnika tvrtke u pregovorima s najmodavcem novog poslovnog prostora. Idealan predstavnik imat će stručne pregovaračke vještine, što će potaknuti povoljan ishod. Sama činjenica da ima zastupništvo može dati najmoprimcu polugu u pregovorima, koju inače vjerojatno ne bi imao. Također je moguće da će iskusni predstavnik najmoprimca biti upoznat sa najmodavcem, što dodatno doprinosi potencijalnoj prednosti zastupanja
Dokumenti o leasingu često mogu biti komplicirani, posebno za najmoprimca bez znanja jezika ugovora, a time i točne prirode samih dokumenata. Predstavnik stanara imat će temeljito znanje o tome koji su dokumenti potrebni, kako ih prilagoditi i na što se treba, a što ne smije dogovoriti.
Uz sve prednosti rada s predstavnikom stanara, potrebno je poduzeti nekoliko mjera opreza kada odaberete osobu koja će vas predstavljati. Prvo mora biti oslobođen bilo kakvog sukoba interesa kada radi sa najmoprimcem. Drugo, stanar mora razumjeti kako predstavnik očekuje da će biti plaćen i od koga. Predstavnik također mora biti u stanju dokazati da je upućen u trenutne tržišne uvjete i da ima dobru reputaciju među svojim kolegama u istoj industriji. Ako stanar poduzme ove korake prije nego što blisko surađuje s nekim, skupe greške će vjerojatno biti izbjegnute.