Životni ciklus zapisa opisuje svaku fazu dokumenta, od stvaranja do uništenja. Pomaže tvrtkama i agencijama da planiraju pohranu, zaštitu, pronalaženje i uništavanje informacija u različitim fazama. Sustavi upravljanja životnim ciklusom zapisa obično kontroliraju velike količine informacija na prikladan i siguran način.
Planiranje se obično odvija prije implementacije procesa upravljanja životnim ciklusom zapisa. Uključivanje postupaka u svakodnevne rutine čuva evidenciju pod kontrolom i sigurno. Ovo planiranje obično uključuje tehnike prikupljanja, organizacije, održavanja i zbrinjavanja tijekom životnog ciklusa zapisa.
Definicija zapisa uključuje fotografije, grafike, karte, filmove i vrpce, audio i vizualne. Zapis je jednak svemu što se može reproducirati, obično uz pomoć druge opreme. Definira podatke unutar organizacije ili iz vanjskih izvora, a zapis se može smatrati službenim ili neslužbenim. Službeni zapisi obično označavaju informacije s određenim životnim vijekom.
Službena evidencija uključuje financijske dokumente javne agencije, zajedno sa svim drugim informacijama koje su zakonom definirane kao javna evidencija. Pravne informacije koje bi se mogle koristiti na sudu također mogu potpasti pod klasifikaciju službene evidencije koju treba voditi. Zakoni u mnogim jurisdikcijama nalažu rokove za čuvanje službenih zapisa, kao što su sudski zapisi.
Zapisi se stvaraju iz e-mailova, snimljenih telefonskih poziva, ispisanih dokumenata i drugih podataka koji pokazuju kako su se odluke razvijale. Sve što bi moglo biti korisno tvrtki ili organizaciji u budućnosti obično se zadržava u skladu s životnim ciklusom zapisa. S napretkom tehnologije, subjekti obično pohranjuju dokumente elektronički kako bi se eliminirala potreba za papirnatim skladišnim prostorima.
Organiziranje informacija i određivanje faktora njihove upotrebe u upravljanje životnim ciklusom zapisa. Zapis bi trebao biti katalogiziran ili arhiviran radi lakšeg pronalaženja kada je potreban ili zatražen. Obrasci, korespondencija i duplikati obično se pohranjuju pomoću sustava arhiviranja koji je jednostavan za razumijevanje i navigaciju.
Ovi zapisi također zahtijevaju plan održavanja i zaštite, posebno za podatke koji predstavljaju vrijedne informacije s trajnim životnim ciklusom zapisa. U mnogim regijama zapisi s povijesnom vrijednošću arhivirani su u državnim repozitorijima. Primjeri tih dokumenata uključuju matične knjige rođenih i umrlih te predsjedničke dokumente.
Kada podaci dođu do kraja svog životnog ciklusa, dopušteno je uništavanje. Odlaganje može biti prikladno za nacrte dokumenata ili materijala koji se koriste za pripremu službenih zapisa. Duplikati se također mogu uništiti nakon što je izvornik sačuvan u nekom obliku. Neke tvrtke koriste neovisne pružatelje usluga za praćenje životnog vijeka zapisa.