Osobe koje zapošljavaju ljudske resurse (HR) odgovorne su za identificiranje i zapošljavanje odgovarajućih kandidata za popunjavanje upražnjenih radnih mjesta. Regruteri su obično interno osoblje, za razliku od agencijskih regrutera koji su HR profesionalci koje tvrtka može zaposliti na kratkoročnoj ugovornoj osnovi. Poslodavci ili imaju politiku reaktivnog zapošljavanja ili proaktivnog zapošljavanja, ali bez obzira na politiku zapošljavanja, kadrovi za zapošljavanje imaju središnju ulogu u procesu zapošljavanja.
Ako tvrtka ima reaktivnu politiku zapošljavanja, onda oglašava za nove zaposlenike samo kada se radna mjesta isprazne. Osobe koje zapošljavaju kadrove moraju se povezati s voditeljima odjela prije kreiranja oglasa za posao u kojima se detaljno opisuju radne obveze i potrebne vještine koje kandidati moraju posjedovati. Regruter može interno oglašavati poslove objavljivanjem oglasa na oglasnim pločama osoblja ili slanjem e-pošte zaposlenicima o slobodnim radnim mjestima. Neke tvrtke pokušavaju promovirati iznutra, u kojem slučaju kadrovi za zapošljavanje moraju utvrditi jesu li interni kandidati kvalificirani za popunjavanje pozicije prije nego što dopuste vanjskim kandidatima da se prijave za tu ulogu.
Kada se vanjski kandidati mogu oglasiti za poziciju, kadrovi za zapošljavanje moraju se pobrinuti za objavljivanje opisa poslova na web stranicama za zapošljavanje, u lokalnim novinama ili na popisu kod lokalnih agencija za zapošljavanje. Ovisno o ulozi, regruter može uključiti podatke o plaći kako bi potencijalni kandidati imali ideju o razini plaće prije nego što se prijave za posao. Kada se prijave podnose, kadrovi za zapošljavanje moraju usporediti vjerodajnice podnositelja zahtjeva sa zahtjevima navedenim u oglasu za posao, a zatim odbiti nekvalificirane kandidate i dogovoriti se za razgovor s dobro kvalificiranim kandidatima.
U nekim tvrtkama regruteri provode preliminarne razgovore s kandidatima za posao, a zatim dogovaraju da se najimpresivniji kandidati sastanu s menadžerom zapošljavanja. U drugim slučajevima, kadrovi za zapošljavanje zajednički provode razgovore s menadžerima za zapošljavanje, iako menadžer obično donosi konačnu odluku o zapošljavanju. Nakon što su intervjui završeni, regruter mora pregovarati o uvjetima s kandidatima iako mnoge tvrtke imaju stroge smjernice o plaćama što znače da regruteri imaju ograničen manevarski prostor tijekom pregovora. Kada se postigne dogovor, regruter dogovara orijentaciju i obuku zaposlenika.
Neke tvrtke imaju proaktivnu politiku zapošljavanja što znači da su kadrovi za zapošljavanje odgovorni za traženje kvalificiranih kandidata prije nego što se pozicije upražne. Tvrtke koje zapošljavaju pojedince sa specijaliziranim vještinama često imaju proaktivnu politiku zapošljavanja jer je kvalificirane kandidate ponekad teško pronaći. Regruteri moraju kontaktirati i intervjuirati potencijalne zaposlenike te stvoriti dosje zainteresiranih kandidata. Kada se otvore pozicije u tvrtki, regruteri odmah kontaktiraju već identificirane kandidate i dogovaraju razgovore s voditeljem zapošljavanja.