Općenito, administrativni koordinator upravlja i podržava urede poduzeća ili organizacije. Glavne radne dužnosti obično uključuju pružanje sveobuhvatne administrativne podrške, nadzor pomoćnog osoblja i pomoć u upravljanju proračunom. Ovi zadaci su prikladni za osobu koja je samomotivirana, pedantna i praktična.
Primarne dužnosti
Glavna uloga administrativnog koordinatora je djelovanje kao veza između odjela, vanjskih dobavljača i članova osoblja. Kako bi učinkovito funkcionirale, većina organizacija ima složenu hijerarhiju pojedinaca i stručnjaka koji moraju raditi zajedno kako bi stvari obavili. Administrativni koordinatori obično organiziraju, nadziru i olakšavaju ovaj tijek rada. Također se mogu pozvati da nauče tehničke detalje i unutarnje djelovanje organizacije kako bi im pružili specijaliziranu podršku.
Na primjer, ako član fakulteta na sveučilištu treba nadoknadu putnih troškova, koordinator će možda morati surađivati s nekoliko drugih odjela kako bi osigurao sredstva. On ili ona mogu surađivati s putnim uredom, računovodstvenim odjelom, pomoćnim osobljem fakulteta ili drugima kako bi obradili potrebne informacije za člana fakulteta. Administrativni koordinator sa specijaliziranim znanjem o sveučilišnom protokolu nadoknade obično može bolje poslužiti članu fakulteta od ostalih zaposlenika škole.
Upravljačko osoblje
Administrativni koordinator velike organizacije obično upravlja pomoćnim osobljem. Ti članovi osoblja obično uključuju nenadzorne zaposlenike u odjelu koji pružaju službeničke, tajničke ili financijske usluge. Većina koordinatora zadužena je i za zapošljavanje novih zaposlenika, ocjenjivanje ili ukor postojećih zaposlenika te postavljanje radnih zadataka.
Dužnosti podrške
Administrativni koordinator možda će morati obavljati osnovne službeničke dužnosti, osobito ako je organizacija za koju radi mala. On ili ona mogu biti uključeni u održavanje baza podataka, izradu izvješća, pisanje pisama i rad na drugim općim aktivnostima podrške. Koordinatori su često zaduženi za održavanje ureda, uključujući kupnju potrepština, rad s upravljanjem objektima i osiguranje održavanja opreme.
Određivanje budžeta
Još jedan važan zadatak za administrativnog koordinatora je pomoć u pripremi i provedbi proračuna organizacije. Većina koordinatora obično je u određenoj mjeri uključena u financijsko upravljanje svoje tvrtke. Često su uključeni u praćenje trošenja novca, pomoć u kontroli troškova, odobravanje troškova i pisanje financijskih izvješća.
Postati administrativni koordinator
Glavna kvalifikacija za administrativnog koordinatora je prethodno radno iskustvo, a mnoge organizacije zahtijevaju ekvivalent od sedam godina administrativne potpore. Mnogi koordinatori su prethodno bili na pozicijama uredskih ili administrativnih menadžera, administrativnih pomoćnika ili predstavnika službe za korisnike. Osim iskustva, mnoga od ovih pozicija zahtijevaju minimalnu diplomu srednje škole ili diplomu opće ekvivalentnosti (GED). Neke organizacije mogu zahtijevati diplomu ili čak diplomu fakulteta.