Administrator bespovratnih sredstava zadužen je za dodjelu bespovratnih sredstava unutar organizacije ili tvrtke. Administrator obrađuje papirologiju i prijave, dodjeljuje bespovratna sredstva i osigurava da se novac troši u skladu s utvrđenim uvjetima. On ili ona će se često baviti s pet ili više klijenata istovremeno, prateći detalje i raspodjeljujući sredstva prema potrebi za svakog od njih. Većina proračuna s kojima administratori grantova rade za svakog klijenta su između dva i pet milijuna američkih dolara.
Za rad u ovom području ne postoji poseban skup kolegija koje treba pohađati, iako je potrebna diploma. Preporuča se studirati znanstveno područje jer je to područje u kojem većina klijenata želi grantove. Nakon što steknete diplomu, stječete certifikat za upravljanje grantovima. Seminare nude grupe kao što je Nacionalno udruženje za upravljanje bespovratnim sredstvima (NGMA), a administratori grantova imaju mogućnost odabrati jednu od tri različite staze unutar upravljanja bespovratnim sredstvima: savezna staza, prolazna staza ili staza primatelja.
Administrator bespovratnih sredstava koji radi na saveznoj razini obično ima državni posao; on ili ona se bave potporama koje dodjeljuje vlada. Prolazni put je aspekt upravljanja bespovratnim sredstvima u kojem administrator blisko surađuje s primateljem bespovratnih sredstava, podučavajući ih i educirajući ih o procesu i odgovornostima vezanim za dobivanje potpore. U stazi primatelja, poslovi administratora grantova usredotočuju se na pomoć onima kojima su bespovratna sredstva potrebna da se prijave za njih. Kada se certifikacija završi, može se dobiti posao u administraciji bespovratnih sredstava. Nakon što on ili ona počne vježbati, snažno se preporuča da administrator uzme 16 dana nastave godišnje kako bi pratio promjene na terenu i nove procese i postupke za administriranje potpora.
Najosnovnija uloga administratora bespovratnih sredstava je obrada i priprema zahtjeva za bespovratna sredstva. To uključuje pregled proračuna klijenata, pružanje smjernica za dodjelu bespovratnih sredstava klijentima, pribavljanje potrebnih dokumenata i odobrenja prije izdavanja bespovratnih sredstava, unos podataka u sustav organizacije za praćenje distribuiranih bespovratnih sredstava, sastavljanje svih dovršenih i potpisanih dokumenata i slanje tih dokumenata na odgovarajućeg osoblja. Druga dužnost je administracija projekta. To uključuje objašnjenje uvjeta bespovratnih sredstava, osiguravanje da će se naknadni postupci pravilno voditi, bilježiti kritične datume i plaćanja, kreirati i upravljati narudžbenicama i pratiti plaćanja. Tijekom posljednjeg koraka, plaćanja, administrator potpore traži potrebna financijska izvješća od klijenta, provjerava evidenciju plaćanja, proučava financijska izvješća, pregledava fakture i evidentira primitke.