Administrator jamstva radi za maloprodajni ili distribucijski objekt i komunicira s proizvođačima o neispravnim dijelovima ili popravcima za određeni proizvod, kao što su elektroničke komponente ili moduli. Ovaj radnik piše zahtjeve za jamstvo, skuplja i otprema neispravne dijelove te surađuje s računovodstvenim odjelom kako bi osigurao da se svi zahtjevi za dijelove i radna sredstva isplate u cijelosti. Zapravo, ova administrativna pozicija može nadzirati brojne druge radnike s jamstvom ako je posao relativno velik, kao što je zastupništvo automobila.
Novi dijelovi koji su neispravni obično se šalju natrag proizvođaču za novčani kredit, osobito ako je uključen radničko osoblje za zamjenu i podešavanje dijela. Svaki proizvođač pregleda vraćene dijelove i dodjeljuje kredit objektu koji je zatražio rad; dijelovi se obično priznaju po trošku, a radni sati se plaćaju na temelju pojedinačnih specifikacija proizvođača. Administratori jamstva moraju se pobrinuti da svaki zahtjev bude plaćen kako bi razine zaliha bile ispravno izbrojane, a proces popravka isplativ i pošten.
U početku, upravitelj jamstva mora pripremiti standardizirani obrazac za podnošenje zahtjeva; obrazac obično zahtijeva broj dijela i opis, kao i sve informacije o kvaru i zamjeni. Administrator mora provjeriti jesu li navedeni radni sati točni za određenu zamjenu dijela. Mnogi proizvođači će zanemariti zahtjev ako su navedeni radni sati previše pretjerani za određeni posao popravka.
Upravitelj jamstva mora vratiti neispravne dijelove proizvođaču. Obično se dijelovi moraju priložiti uz obrazac zahtjeva za brzu obradu; izgubljeni dijelovi ili potraživanja mogu zahtijevati istraživanje od strane proizvođača i administratora, što košta vrijeme i novac. Upravitelj jamstva trebao bi otpremiti dijelove i potraživanje putem sljedivog brodara kako bi dokaz isporuke bio moguć.
Financiranje jamstva može potrajati nekoliko tjedana prije nego što računovodstvo vidi novčani kredit od proizvođača. Administrator jamstva trebao bi imati proračunsku tablicu ili drugi dokumentacijski proces za potvrdu otvorenih zahtjeva. Kao rezultat dokumentacije, radnici se mogu savjetovati s računovodstvom ako su neka potraživanja zadržana ili su izgubljena; svi problemi se mogu riješiti na vrijeme kako bi se osigurao brz proces plaćanja.
Veći pogoni za popravke, osobito u automobilskoj industriji, obično imaju administratora koji nadgleda niz drugih radnika. Grupa kao cjelina podijelit će jamstvene obveze između svakog zaposlenika kako bi se osiguralo brzo plaćanje. Glavni administrator može jednostavno nadzirati radnike i odgovarati na sve neobične probleme koji se mogu pojaviti.