Administrator nabave nadzire proces dobivanja usluga od dobavljača kao i upravljanje osobljem za nabavu i nabavu. Uloga ovog stručnjaka zahtijeva poznavanje procedura za kupnju usluga i robe za tvrtku. Poduzeća često traže načine za nabavu robe po konkurentnoj cijeni, a posao je administratora nabave da nadzire procese koji su uključeni u stvaranje tih akvizicija.
Administrator u odjelu nabave odgovoran je za upravljanje svakodnevnim poslovima odjela nabave i nabave poduzeća. On ili ona je zadužena za nadzor osoblja, kao i za pregled ugovora. Administrator također pregledava zahtjeve za kupnju za ugovore kada tvrtka traži robu i usluge od dobavljača. Postoje slučajevi kada će odjel nabave pregledati kvalifikacije dobavljača kako bi osigurao da se koristi najbolja i najpouzdanija dostupna usluga.
U većini tvrtki administrator nabave odgovara izravno višem menadžeru. Upravitelj mora uzeti u obzir fiskalni status i mogućnosti tvrtke prilikom sklapanja ugovora za robu i usluge. On ili ona je također često odgovoran za vođenje sastanaka koji se tiču zapošljavanja novog osoblja, kadrovskih pitanja i tehničkih potreba odjela za nabavu ili nabavu. Administratori također mogu dodijeliti, nadzirati i pregledavati rad osoblja za poslove nabave.
Administrator nabave može se redovito sastajati s višim rukovodstvom kako bi ih obavijestio o svim promjenama u postupku nabave. Administratori također mogu ponuditi upute i obuku osoblju za nabavu, kao i posjetiteljima i dobavljačima. Oni također mogu pregledati ponude za usluge i ugovore kako bi osigurali da su te ponude u skladu s trenutnim politikama nabave.
Analitičke vještine važne su za administratora nabave i on ili ona će možda morati brzo pregledati ugovore kako bi identificirali sve probleme koji se mogu pojaviti. Administratori također moraju imati sposobnost učinkovitog korištenja računalnih aplikacija i temeljito razumjeti informacijski sustav nabave koji koristi tvrtka. Informacijski sustavi nabave često se koriste za izradu detaljnih izvješća o kupnji.
Administrator nabave također provodi analize troškova i radi s nabavnim proračunima poduzeća. Proračun je kritična komponenta učinkovitog procesa nabave i upravljanja tvrtkom u cjelini. Administrator mora koristiti učinkovite komunikacijske vještine i biti sposoban pokazati visoku razinu znanja o ugovoru i procesu nabave.