Ljudi koji rade kao administratori plaća često su odgovorni za praćenje sati koje zaposlenici rade i osiguravanje da su plaćeni u skladu s tim. Ti stručnjaci također mogu biti odgovorni za praćenje usluga koje organizacija koristi, kao što su isporuke materijala, i osiguravanje da dobavljači i dobavljači budu plaćeni za njihove usluge. U nekim slučajevima može se očekivati da će administrator plaćanja djelovati kao računovođa. On ili ona je odgovorna za osiguravanje da svi radnici budu plaćeni u skladu sa zakonima i propisima koje donose vladine agencije. U ovim scenarijima administrator plaća također može sudjelovati u procesima revizije i proračuna.
Kvalifikacije koje tvrtke zahtijevaju od svojih upravitelja plaća razlikuju se ovisno o zadacima za koje su odgovorni. Na primjer, tvrtke u kojima administrator plaća mora unositi samo podatke o radnim satima zaposlenika možda trebaju samo diplomu ili iskustvo suradnika u unosu podataka u uredskom okruženju. U organizacijama u kojima se od administratora plaća očekuje da djeluju kao članovi odjela za računovodstvo ili financijsko planiranje, oni često moraju imati formalnu akademsku obuku u područjima kao što su financije ili računovodstvo. Ovi administratori plaća također mogu imati koristi od dugogodišnjeg iskustva u računovodstvu ili odjelima za obračun plaća, kao i od stjecanja certifikata za profesionalne računovodstvo.
Velik dio posla administratora plaća uključuje unos podataka i pregled kako bi se osiguralo da su dosljedni. Drugim riječima, upravitelji plaća mogu mjeriti stvarne troškove u odnosu na predviđene procjene i odrediti kako i zašto se te vrijednosti mogu razlikovati. Također je uobičajeno da administrator plaća postavlja proračune i procjene za rad i osigurava da radnici ulažu odgovarajuću količinu sati.
Kada administrator plaća radi za taksi, limuzinu ili drugu vrstu prijevozne usluge, on ili ona je odgovoran za prikupljanje i unos podataka o vozaču. Ova vrsta profesionalaca može koristiti mjerače ili softver kako bi odredila koliko je vozač putovao i koliko je putnika pokupio. Administrator bi tada mogao izračunati koliko organizacija duguje vozačima za njihove usluge.
Uobičajeno je da administrator plaća djeluje kao pregovarač. Kada je ova vrsta stručnjaka odgovorna za plaćanje dobavljačima i drugim pružateljima usluga, on ili ona može osigurati da se poštuju uvjeti ugovora i da su troškovi i uvjeti usluge zadovoljavajući za obje strane. Također je normalno da administrator plaća u odjelu za obračun plaća pomaže zaposlenicima koji vjeruju da su bili nedovoljno plaćeni ili koji žele dopuštenje za prekovremeni rad.