Potpadajući pod širu kategorizaciju agenata za nabavu, administrator podugovora nadzire i upravlja ugovorima organizacije i povezanim podugovorima. Kod malih organizacija to može uključivati sve ugovore, dok u većim organizacijama to može uključivati portfelj dodijeljenih ugovora. Primarne odgovornosti uključivat će stalnu reviziju napretka ugovora, uz upravljanje financijskim i tehničkim aspektima ugovora. Ostale odgovornosti uključivat će pregovore s podizvođačima i krajnjim kupcima za nagodbu ugovora, kao i pripremu svih naloga za izmjene početnih ugovora ili izradu izmjena. Primjenjujući čvrsto poznavanje nabavnih i pravnih procedura, politika i propisa, administrator podugovora nastoji održati kvalitetu i poboljšati profitabilnost takvih ugovora.
Dužnosti koje se izvršavaju redovito će se usredotočiti na uspostavljanje i provođenje pregleda ugovora na dosljednoj osnovi kako bi se procijenio napredak ugovora. Tijekom ovog procesa, administrator podugovora često će rješavati sukobe, posredovati u sporovima, pronaći rješenja za probleme i donositi odluke u vezi s napretkom ili nedostatkom ugovora. Centralno u procesu revizije je osigurati da podizvođači učinkovito provode izvorne uvjete i specifikacije ugovora kako su pregovarani s krajnjim kupcem. Po završetku pregleda, administrator podugovora pripremit će pisana izvješća s pojedinostima o cjelokupnom napretku ispunjenja ugovora i kratkom izvršnom rukovodstvu u vezi s tim pregledima i svim povezanim poduzetim radnjama.
Osim ispunjavanja gore navedenih dužnosti, administrator podugovora će također pregovarati o krajnjim nagodbama ugovora kao i povezanim cijenama za sve resurse i zalihe potrebne za ispunjenje ugovora. Osim toga, on ili ona će također pregovarati o izvornim uvjetima ugovora i uspostaviti radne politike i procedure. Dio ovog procesa uključivat će pregled, analizu i ocjenu prijedloga podizvođača. Brinući se o održavanju ugovora i podugovora, on ili ona će također nadzirati proizvodnju i širenje informacija kako bi se osiguralo međusobno razumijevanje svih ugovornih odredbi i uvjeta.
Učinkovito izvršavanje ovih dužnosti često će zahtijevati analizu povezanih tržišnih podataka i financijskih podataka, kao i ispitivanje drugih izvora informacija kako bi se osigurale najbolje moguće cijene, uvjeti ugovora i razine usluge. Administratori podugovora također će pripremati i održavati baze podataka za praćenje važnih podataka vezanih uz ispunjenje ugovora. Praćenje takvih podataka može uključivati cijene nabave, performanse proizvoda, izvedbu podizvođača, dostupne zalihe i sve troškove povezane s ispunjenjem ugovora. Uzimajući u obzir visoku razinu odgovornosti i pažnje do detalja, posao obično zahtijeva kandidate s diplomom prvostupnika i višegodišnjim srodnim iskustvom, uz uspješno završeno naukovanje prije samostalnog rada.