Tipičan opis posla administratora projekta uključuje nadzor i praćenje svih aspekata određenog projekta. Točnije, zaposlenik na ovoj poziciji mora se pobrinuti da ciljevi i rokovi projekta budu ispunjeni bez prekoračenja proračunskih ograničenja. Administrator projekta također je odgovoran za pripremu projektnih izvješća i općenito je dužan podnositi redovita izvješća direktoru projekta.
Točne dužnosti mogu varirati, ali sve su obično odgovorne za svakodnevne operacije određenog projekta. Osim praćenja proračuna, praćenja vremenskih rokova i pripreme izvješća o napretku, administrator projekta može također biti odgovoran za nadzor više zaposlenika i izvođača u nastojanju da osigura da su ciljevi projekta profesionalno ispunjeni. Ova pozicija se nalazi u raznim industrijama uključujući nekretnine, građevinarstvo, komercijalnu, državnu i neprofitnu industriju.
Većina poslova projektnog administratora zahtijevaju fakultetsku diplomu, kao i značajno iskustvo u vođenju projekata ili vrijeme provedeno u radu kao pomoćnik administratora. Mnogi koji su trenutno zaposleni u ovom području imaju diplomu računovodstva ili poslovne administracije i menadžmenta. Neki ljudi ispunjavaju određene zahtjeve zbog osposobljavanja na radnom mjestu, ali ovaj put općenito traje nekoliko godina radnog iskustva i obuke prije nego što se pojedinac može smatrati kvalificiranim kandidatom.
Projektni administratori često moraju slati dokumente e-poštom, stvarati proračunske tablice i obavljati razne poslove povezane s računalom. Neki poslodavci mogu čak zahtijevati da administrator radi sa specijaliziranim softverom za potrebe izvješćivanja i praćenja. Administratori raspoređeni za rad na projektima stoga moraju biti informatički pismeni i po potrebi lako stjecati nove tehnološke vještine.
Kako bi pravilno nadzirao proračune, članove osoblja, rokove i bitne funkcije, administrator mora biti sposoban kompetentno obavljati više zadataka. To zahtijeva druge vještine, uključujući dobru organizaciju i jake vještine upravljanja vremenom. Kako bi dobro radio s ključnim osobljem i članovima uprave, administrator također mora imati snažne pisane i verbalne komunikacijske vještine.
Poslovi koji zahtijevaju da tvrtke daju ponude na ugovorima ili se prijave za bespovratna sredstva često se oslanjaju na administratora projekta koji će doprinijeti znanjem i stručnošću u pripremi za te napore. Konkretno, administrator se može pozvati da pruži doprinos kada tvrtka ocjenjuje prijedloge i može se zatražiti da doprinese izradi prijedloga stvaranjem stavki u proračunu, kao i utvrđivanjem koliko će članova osoblja u budućnosti projekt može zahtijevati ako se ugovor dodijeli.