Administrator zdravstvenih informacija ima četiri primarna područja odgovornosti: stvaranje postupaka unosa podataka, upravljanje integritetom podataka, sigurnost sustava i analiza podataka. Administrator zdravstvenih informacija ili upravitelj zdravstvenih informacija osposobljen je za vođenje medicinske dokumentacije pacijenata. Administratori zdravstvenih informacija zaposleni su u bolnicama, zdravstvenim ustanovama i osiguravajućim društvima. U standardnom odjelu zdravstvenih informacija ili zdravstvenih kartona, administrator zdravstvenih informacija ima nekoliko tehničara zdravstvenih informacija koji su odgovorni za unos podataka i obavljanje rutinske analize.
Informacije koje održava administrator zdravstvenih informacija koriste se za analizu troškova i donošenje odluka o zdravstvenim trendovima, osoblju i kupnji opreme. Informacije moraju biti točne, pouzdane i sigurne, zbog povjerljivosti pacijenata. Na tržištu je dostupan širok raspon zdravstvenih informacijskih sustava. Nije neuobičajeno da administrator zdravstvenih informacija blisko surađuje s osobljem za podršku sustava kako bi izradio nova izvješća i poboljšao funkcionalnost kako bi zadovoljio jedinstvene potrebe.
Postupci unosa podataka su pravila i koraci koje se pridržavaju zdravstveni tehničari prilikom unosa informacija u zdravstveni informacijski sustav. Ovi se postupci koriste za smanjenje rizika od pogreške u unosu podataka, osiguravanje dosljedne upotrebe specifičnih kodova koji odgovaraju stvarnim informacijama i osiguravanje osnove za sva buduća izvješća. Stvaranje i održavanje ovih pravila određuje ukupnu kvalitetu podataka i ima izravan utjecaj na upotrebljivost informacija.
Integritet podataka važna je funkcija kojom se upravlja kombinacijom poslovnih procesa i pravila sustava. Pravila poslovnog procesa definiraju koje se informacije bilježe i kako. Izvornu dokumentaciju za unos podataka moraju definirati i dosljedno koristiti svi zdravstveni tehničari. Računalni sustavi mogu se programirati kako bi se osiguralo da svi unosi podataka zadovoljavaju određena pravila u vezi s brojem znakova, brojčanim grupiranjima ili provjerama za duplikat unosa podataka. Kombinacija ovih funkcija omogućit će određeni stupanj kontrole nad kvalitetom podataka unesenih u sustav.
Zdravstveni kartoni sadrže osobne podatke o pacijentu, kao što su dob, spol, točne obavljene procedure, naručene pretrage, ime i specijalnost liječnika, te lijekovi na recept. Sve ove informacije su vrlo povjerljive. Razina sigurnosti koja okružuje zdravstveni informacijski sustav je kritična. Dok je fizička sigurnost obično odgovornost osoblja informacijske tehnologije, administrator je odgovoran za kontrolu ljudi koji imaju pristup i točno koje funkcije mogu obavljati. Mnogi zdravstveni informacijski sustavi imaju revizijske tragove za praćenje imena člana osoblja koji je pristupio dosjeu svakog pacijenta i kada.
Posljednja odgovornost administratora zdravstvenih informacija je analiza izvješća sustava. Oni su odgovorni za pružanje točnih i sveobuhvatnih izvješća višem rukovodstvu o troškovima, aktivnostima, demografiji pacijenata i drugim informacijama prema potrebi. Ovo je kritična funkcija za učinkovito donošenje odluka iu bolničkom i osiguravajućem društvu.